Verifikasi apakah PMS/RMS Anda mengirim ketersediaan yang benar
Jika Anda menerima reservasi padahal properti Anda seharusnya sudah penuh (sold out), langkah pertama adalah memverifikasi data ketersediaan Anda.
Apakah Anda memiliki PMS/RMS yang mengirim data ketersediaan? Jika Anda memiliki PMS/RMS yang mengirim data ketersediaan, periksa dengan penyedia Anda apakah nilai yang benar telah dikirim ke SiteMinder untuk tanggal yang terdampak.
Apakah reservasi ada di SiteMinder
Jika Anda tidak dapat menemukan reservasi atau mengalami overbooking, mulailah dengan memeriksa apakah reservasi tersebut sampai ke platform SiteMinder Anda. Langkah ini akan membantu Anda mengidentifikasi apakah masalahnya berupa tarif yang tidak terpetakan (unmapped rate), masalah pengiriman PMS, atau masalah konektivitas channel.
Cari reservasi tersebut
Buka halaman Reservasi dan cari berdasarkan nama tamu atau tanggal kedatangan.
Reservasi tidak ada di platform SiteMinder Anda: kemungkinan ada masalah konektivitas dengan channel. Periksa apakah ada pemberitahuan di dasbor Anda terkait gangguan sementara yang dapat memengaruhi pengiriman reservasi dari channel tersebut.
Reservasi ada di platform SiteMinder Anda tetapi tidak terkirim ke PMS Anda: kemungkinan besar ini adalah tarif channel yang tidak terpetakan. Temukan detail reservasi di ekstranet channel. Untuk mengetahui channel mana yang mengirim reservasi tersebut, periksa notifikasi e-mail yang dikirim ke properti Anda, "Inventaris tidak diperbarui untuk [nama channel]".
Catatan: Jika tidak ada tarif yang tidak terpetakan untuk reservasi tersebut, tetapi reservasi tidak terkirim ke PMS Anda: ini adalah kegagalan pengiriman PMS. Periksa Distribusi > Sistem Terintegrasi untuk memastikan tarif telah dipetakan dan verifikasi kode pemetaan.
Untuk Channels Plus: Jika Anda tidak memiliki kontrak langsung dengan channel tempat Anda menerima reservasi, kemungkinan ini adalah reservasi Channels Plus. Jika Channels Plus aktif pada akun Anda, periksa Distribusi > Channels Plus > Rekonsiliasi untuk memastikannya.
Periksa masalah konektivitas channel
Jika Anda tiba-tiba tidak menerima reservasi, atau channel yang sebelumnya berjalan normal tiba-tiba berhenti mengirim reservasi, periksa apakah ada masalah koneksi yang diketahui memengaruhi channel tersebut.
Pastikan koneksi channel dalam keadaan aktif. Koneksi channel yang dinonaktifkan dapat menghentikan pengiriman reservasi ke SiteMinder.
Buka Distribusi > Channel > Edit pemetaan tarif kamar dan periksa apakah tarif kamar channel tersebut sudah dipetakan dan aktif.
Buka halaman Dasbor dan periksa apakah ada pemberitahuan status channel atau peringatan koneksi.
Periksa apakah channel yang terdampak menunjukkan status terhubung atau ada notifikasi kesalahan.
Jika tidak ada channel atau tarif yang dinonaktifkan tetapi reservasi tetap belum masuk, hubungi channel untuk memeriksa status pengiriman.
Jika channel mengonfirmasi bahwa reservasi telah dikirim, minta XML pengiriman reservasi kepada mereka dan bagikan kepada tim dukungan kami untuk diselidiki lebih lanjut.
Pemberitahuan dasbor: Mungkin ada gangguan sementara atau penurunan performa yang memengaruhi channel tertentu. Jika pemetaan tampak benar tetapi reservasi tetap tidak terkirim, penyebabnya bisa jadi ada di sisi channel. Jika Anda melihat masalah koneksi channel di Dasbor Anda, tunggu hingga koneksi pulih kembali atau hubungi tim dukungan kami jika masalah berlanjut.
Jika Anda memiliki PMS/RMS, pastikan juga koneksinya aktif dan semua tarif sudah dipetakan.
Identifikasi reservasi dengan tarif yang tidak terpetakan
Jika reservasi muncul di platform SiteMinder Anda, perhatikan tanda-tanda berikut yang menunjukkan masalah pemetaan:
Jika Anda menerima notifikasi "Inventaris tidak diperbarui" (melalui e-mail, pemberitahuan, atau spanduk kuning di halaman reservasi), ini menunjukkan bahwa reservasi berasal dari tarif channel yang belum dipetakan di platform Anda.
Spanduk kuning: pesan "Inventaris tidak diperbarui" (misalnya, "Inventaris tidak diperbarui untuk reservasi Booking.com") disertai tindakan yang disarankan untuk memperbaiki masalah pemetaan.
Kolom kosong (-): tanda hubung yang muncul sebagai "-" pada kolom Tipe Kamar atau Paket Harga berarti tarif tersebut belum dipetakan.
Status pengiriman PMS tidak ada atau tidak lengkap: ditampilkan sebagai (-) pada kolom status Sistem Terintegrasi di daftar reservasi.
Anda akan menerima notifikasi (jika notifikasi Distribusi diaktifkan) saat tamu memesan menggunakan tarif channel yang belum dipetakan di platform Anda.
Penting: reservasi dengan tarif kamar yang tidak terpetakan tetap dapat diterima di platform Anda meskipun belum dipetakan. Namun, reservasi tersebut tidak akan terkirim ke PMS/RMS jika Anda terhubung dengan salah satunya, dan tidak dapat dikirim ulang.
Tambahkan reservasi secara manual ke PMS Anda untuk mengurangi ketersediaan inventaris.
Apakah overbooking disebabkan oleh tarif atau channel yang dinonaktifkan?
Jika reservasi tidak disebabkan oleh tarif yang tidak terpetakan, periksa apakah tarif atau channel yang dinonaktifkan menjadi penyebabnya. Tarif atau channel yang dinonaktifkan dapat terus menjual kamar berdasarkan ketersediaan yang sudah usang, karena pembaruan tidak lagi disinkronkan ke channel tersebut.
Apa penyebab overbooking?
Overbooking terjadi karena platform Anda tidak dapat memperbarui inventaris (ketersediaan) untuk tarif yang tidak terpetakan.
Tarif tidak terpetakan: channel terus menjual tarif yang tidak dikendalikan oleh SiteMinder. Reservasi dengan tarif yang tidak terpetakan tetap dapat muncul di platform Anda, tetapi tidak akan terkirim ke PMS/RMS Anda, dan tidak dapat dikirim ulang.
Tarif yang salah dipetakan/dipetakan ganda: jika satu kamar dipetakan ke beberapa tarif channel yang saling bertentangan, inventaris tidak dapat diperbarui dengan benar.
Channel atau tarif dinonaktifkan: tidak ada pembaruan inventaris yang dikirim untuk channel atau tarif yang dimatikan. Jika tarif atau channel berstatus "Dinonaktifkan", channel akan berhenti menerima pembaruan dan akan menjual kamar berdasarkan ketersediaan yang sudah usang.
Masalah channel: periksa Dasbor Anda untuk melihat pemberitahuan koneksi.
Keterlambatan sinkronisasi: ketersediaan dapat memerlukan waktu hingga 5 menit untuk diperbarui di semua channel. Jika dua tamu memesan di situs berbeda pada waktu yang sama persis, double booking dapat terjadi.
Langkah-langkah penyelesaian
Jika Anda tidak dapat menemukan reservasi di SiteMinder, periksa sumber reservasi tersebut.
Periksa ekstranet channel: masuk langsung ke ekstranet channel.
Cari reservasi: gunakan nama tamu atau tanggal untuk menemukan reservasi dan catat paket harga yang digunakan.
Menangani reservasi yang hilang
Tindakan segera:
Hubungi channel: hubungi channel pemesanan secara langsung untuk mengatur relokasi tamu jika diperlukan. SiteMinder tidak dapat menghubungi channel atas nama Anda.
Entri manual: tambahkan detail tamu secara manual ke PMS Anda berdasarkan data dari ekstranet channel.
Kurangi inventaris: turunkan ketersediaan Anda secara manual untuk mencegah pemesanan lebih lanjut.
Perbaiki pemetaan dan pengaturan
Perbaikan pemetaan dan tarif harus dilakukan melalui desktop. Pengaturan ini tidak tersedia di aplikasi seluler.
Masuk ke akun Anda melalui komputer.
Buka Distribusi > Channel > Edit pemetaan tarif kamar.
Cari tarif yang tidak terpetakan atau tarif yang dinonaktifkan dengan kesalahan.
Petakan tarif yang belum terpetakan untuk mencegah overbooking di kemudian hari.
Perbaiki kesalahan pada tarif yang dinonaktifkan lalu aktifkan kembali tarif tersebut.
Perlu diketahui, beberapa tarif channel mungkin ada di channel tetapi tidak muncul pada filter tarif tidak terpetakan. Untuk mengidentifikasinya, klik Konfigurasi pada tarif yang sudah terpetakan di kolom sebelah kanan. Menu tarik-turun akan menampilkan semua tarif yang ada di channel tersebut.
Verifikasi kode PMS:
Buka Distribusi > Sistem Terintegrasi > Pemetaan Kamar dan Tarif. Pastikan semua kode kamar, tarif, dan inventaris sesuai persis dengan PMS Anda.
Minta log XML:
Jika pemetaan sudah benar, minta log XML Reservasi kepada channel dan bagikan kepada tim dukungan kami untuk menyelidiki pengiriman tersebut.
Selesaikan masalah pengiriman PMS
Jika reservasi ada di SiteMinder tetapi gagal sampai ke PMS Anda, periksa pengaturan sistem terintegrasi Anda.
Verifikasi kode pemetaan: buka Distribusi > Sistem Terintegrasi > Pemetaan Kamar dan Tarif. Pastikan semua kode kamar, tarif, dan inventaris cocok antara SiteMinder dan PMS Anda.
Filter berdasarkan Tanggal Pemesanan: pada tab Reservasi, periksa reservasi yang gagal atau tertunda yang mungkin menghambat pembaruan ketersediaan.
Perhatikan indikator: periksa apakah ada spanduk kuning di SiteMinder yang menunjukkan channel sumber, atau cari tipe kamar kosong (-) dan status konektivitas.
Catatan: cakupan reservasi dapat berbeda antara channel dan SiteMinder
Jika reservasi terkirim dan pemetaan sudah benar, tetapi ada detail yang hilang (misalnya sarapan), perlu diketahui bahwa beberapa channel tidak mengirimkan cakupan lengkap atau detail paket makan dalam pesan reservasi ke platform SiteMinder Anda. Hubungi channel untuk memastikan cakupan apa saja yang diatur dan apa yang dipesan oleh tamu.
Cara mencegah overbooking
Untuk membantu mengurangi risiko overbooking:
Audit pemetaan Anda: pastikan satu tipe kamar/tarif kamar pada platform dipetakan ke tipe kamar/tarif kamar yang sesuai di channel.
Periksa ketersediaan secara berkala: pastikan ketersediaan pada inventaris Anda sesuai dengan jumlah kamar fisik sebenarnya.
Pantau Dasbor: periksa status properti, channel, dan konektivitas di Dasbor Anda secara berkala untuk segera memperbaiki channel yang dinonaktifkan.
Gunakan aturan hasil (penutupan otomatis): atur aturan hasil penutupan otomatis untuk menutup ketersediaan pada channel saat jumlah kamar mencapai ambang batas tertentu.
Kelola kamar terakhir: jika hanya tersisa satu kamar, tutup kamar tersebut secara manual di channel dengan performa lebih rendah untuk menghindari overbooking, dan biarkan tetap terbuka hanya di channel dengan performa terbaik.