Important à savoir
Pour accéder aux paiements et fonctionnalités, rendez-vous dans Paiements.
Les paiements automatiques ne peuvent être utilisés qu'avec la passerelle de paiement SiteMinder Pay.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Paiements automatiques et comment fonctionne-t-elle ?
Les paiements automatiques vous permettent de mettre en place des règles de paiement pour débiter automatiquement vos clients à différents moments de leur parcours de réservation. Vous pouvez définir jusqu'à deux prélèvements automatiques, correspondant au coût total de la réservation.
Vous pouvez configurer plusieurs règles et les appliquer à différentes réservations. Chaque règle est soumise à des conditions déterminant à quelle réservation elle s'applique (par exemple type de carte, plans tarifaires et canaux).
Par exemple :
Créez une règle qui se déclenchera si une réservation répond à toutes les conditions suivantes :
Carte de crédit standard
Plan tarifaire : Chambre double
Canal : réservation directe
Configurez la règle de manière à ce que deux prélèvements automatiques soient effectués une fois la règle déclenchée :
Premier débit : le jour du check-in pour la première nuitée (arrhes)
Second débit : le solde le jour du check-out
Quels canaux de réservation prennent en charge les paiements automatiques ?
Vous pouvez utiliser les paiements automatiques pour les réservations des canaux suivants :
Réservation directe
Booking.com
Expedia
Hotelbeds (remarque : non pris en charge au Luxembourg, en Slovénie et en Slovaquie)
À noter qu'il peut arriver que le canal n'envoie pas toutes les informations de la carte de crédit virtuelle à notre plateforme. Si c'est le cas, le paiement ne peut pas être traité au moyen de la fonctionnalité Paiements automatiques et vous devrez le traiter manuellement (allez à Réservations, trouvez et ouvrez la réservation concernée, puis cliquez sur Traiter le paiement).
Combien de paiements automatiques sont possibles par réservation ?
Une règle de paiement peut configurer un maximum de deux paiements automatiques à appliquer à une réservation.
Une règle de paiement peut-elle être appliquée à plusieurs plans tarifaires ?
Non, chaque règle ne peut être appliquée qu'à un seul plan tarifaire, mais peut être appliquée à plusieurs canaux.
Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond à une réservation ?
Les réservations qui ne sont pas associées à une règle de paiement automatique ne seront pas traitées automatiquement et devront être traitées manuellement.
Les paiements automatiques ne sont compatibles qu'avec un nombre limité de canaux. Les réservations reçues par d'autres canaux devront être traitées manuellement.
Quels types ou montants de paiement peuvent être configurés ?
Prélevez les paiements en attente au moyen d'une règle de paiement automatique :
Montant total : montant total de la réservation. Pas de second paiement nécessaire.
Première nuitée : montant correspondant à une seule nuit de séjour. Les nuits restantes peuvent être débitées lors du second paiement.
Pourcentage personnalisé : pourcentage du montant total. Le pourcentage restant peut être débité lors du second paiement.
Le second paiement est toujours un montant supplémentaire, car il s'agit du montant restant de la réservation qui n'a pas été payé lors du premier paiement.
Quand les paiements automatiques peuvent-ils être débités ?
Les paiements automatiques peuvent être débités :
Une fois la réservation confirmée : le débit se fait une fois la réservation confirmée.
Avant l'arrivée : le débit se fait un certain nombre de jours avant la date d'arrivée.Vous pouvez configurer le nombre de jours et l'heure de la journée où se fera le débit.
Le jour de l'arrivée : le débit se fait le jour de l'arrivée, à une heure spécifique.
Le jour du départ : le débit se fait le jour départ, à une heure spécifique.
Pour les réservations par carte de crédit virtuelle, ces options ne sont pas disponibles. Les informations de la carte de crédit virtuelle déterminent quand le paiement sera traité (la date d'activation) et le montant à débiter.
Qu'est-ce que la validation des cartes ?
La validation de la carte correspond au processus qui consiste à vérifier que la carte n'a pas expiré et que ses informations sont correctes. Lorsqu'un paiement est programmé pour être traité par la fonctionnalité Paiements automatiques, la carte de crédit du client est automatiquement validée une fois la réservation effectuée.
Si la carte est validée, une bannière verte Carte validée s'affichera dans la section Données de carte de crédit de la page Réservation.
Seuls les paiements traités par la fonctionnalité Paiements automatiques font l'objet d'une validation de carte. Si une authentification est nécessaire pour les cartes de clients de l'Union européenne auxquelles s'applique une authentification forte du client (SCA), un e-mail vous en informera.
Que se passe-t-il si la validation d'une carte échoue ?
Si la validation d'une carte de crédit échoue :
aucun paiement automatique ne sera programmé,
vous devrez contacter le client pour lui demander une autre carte et traiter le paiement manuellement.
Comment saurai-je si la validation d'une carte échoue ?
Si la carte n'est pas validée :
vous recevez une notification par e-mail,
une bannière rouge Échec de la validation de la carte s'affiche dans la section Données de carte de crédit de la page Réservation.
La fonctionnalité Paiements automatiques permet-elle de préautoriser les frais ?
Non, la fonctionnalité Paiements automatiques ne permet pas de préautoriser les frais à prélever. Cette opération doit se faire manuellement.
Lorsque je crée une nouvelle règle, les réservations précédentes sont-elles traitées ?
Non, une nouvelle règle ne s'applique pas aux réservations passées, même si elles correspondent aux conditions de la règle. Les règles sont uniquement déclenchées par les nouvelles réservations qui correspondent aux conditions de la règle.
Plusieurs règles de paiement peuvent-elles s'appliquer à une seule réservation ?
Non, chaque réservation ne peut déclencher qu'une seule règle de paiement automatique car chaque règle doit utiliser une combinaison unique de plans tarifaires et de canaux.
Si une règle correspond aux conditions d'une réservation, la règle est déclenchée.
Si une règle ne correspond pas, la règle suivante sera tentée.
Une réservation de plusieurs chambres peut-elle être traitée avec la fonctionnalité Paiements automatiques ?
Non, les réservations de plusieurs chambres ne peuvent pas être traitées avec la fonctionnalité Paiements automatiques. Elles doivent être traitées manuellement.
Que se passe-t-il si une réservation est modifiée ?
Lorsqu'une réservation est modifiée, elle est traitée selon le statut du paiement et les règles de paiement automatique configurées.
Si aucun paiement n'a été programmé : la réservation modifiée est traitée comme une nouvelle réservation. Elle peut déclencher une règle comme n'importe quelle réservation.
Si des paiements ont été programmés : ils sont annulés et la réservation modifiée est traitée comme une nouvelle réservation.
Si des paiements ont déjà été traités : tout paiement supplémentaire est annulé, la réservation modifiée ne peut déclencher aucune règle et vous recevez un e-mail vous demandant de traiter ces paiements manuellement.
Si la règle a été archivée : la règle ne se déclenche pas pour la réservation modifiée.
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
Si une réservation est annulée, les paiements automatiques associés sont traités de la même manière que lorsqu'une réservation est modifiée. Par ailleurs, la réservation ne pourra plus déclencher de règles de paiement.
Que se passe-t-il si une règle de paiement automatique est archivée ?
Si une règle est archivée, tous les paiements programmés seront maintenus et débités à l'heure prévue. Vous pouvez annuler ces paiements programmés s'ils ne sont plus nécessaires.
Une règle archivée ne se déclenche pas pour les nouvelles réservations. Si vous souhaitez revenir à vos paramètres de règle précédents, vous devez créer une nouvelle règle.
Quelles notifications par e-mail vais-je recevoir avec la fonctionnalité Paiements automatiques ?
La fonctionnalité Paiements automatiques traite la plupart des paiements automatiquement. Toutefois, vous recevrez une notification par e-mail s'il vous faut effectuer une tâche manuellement, notamment :
si la validation d'une carte a échoué,
si un paiement a échoué,
si une réservation est modifiée après le traitement d'un paiement
si une réservation est annulée après le traitement d'un paiement
Pour les réservations par carte de crédit virtuelle, vous devez vérifier si la réservation a été traitée par paiement automatique. Si ce n'est pas le cas, vous devrez traiter le paiement manuellement (allez à Réservations, trouvez et ouvrez la réservation, puis cliquez sur Traiter le paiement).
Comment modifier une règle de paiement automatique ?
Les noms et descriptions des règles de paiements automatiques existantes peuvent être modifiés. Cependant, la configuration de la règle ne peut pas être changée. Il vous faudra plutôt archiver la règle et en créer une nouvelle.
Comment supprimer une règle de paiement automatique ?
Les règles de paiements automatiques ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être archivées.
Que dois-je faire si un paiement échoue ?
Si un paiement échoue, vous devez d'abord réessayer. Allez à Paiements > Paiements automatiques > Échecs de paiement pour rechercher la transaction et retenter le paiement.
Si la nouvelle tentative de paiement échoue, vous devrez traiter manuellement le paiement.
Un paiement programmé peut-il être annulé ?
Oui, un paiement programmé peut être annulé avant son traitement. Allez à Paiements > Paiements automatiques > Paiements programmés pour rechercher les paiements programmés en fonction de la date à laquelle ils doivent être débités. Vous pouvez alors annuler ces paiements programmés.
Un paiement peut-il être reporté ?
Oui, un paiement peut être reprogrammé à une nouvelle date. Allez à Paiements > Paiements automatiques > Paiements programmés pour rechercher un paiement programmé, soit en fonction de la date à laquelle il doit être débité, soit dans les détails de la transaction sur la page de réservation, puis cliquez sur le paiement programmé que vous souhaitez modifier et modifiez la date en conséquence.
La fonctionnalité Paiements automatiques donne-t-elle la priorité aux montants toutes taxes comprises (TTC) ou hors taxe (HT) ?
La fonctionnalité Paiements automatiques donne la priorité aux montants toutes taxes comprises (TTC). Cela se produit lorsque les réservations comprennent à la fois des montants TTC et HT.
Quelles configurations de tarifs de réservation directe peuvent vous empêcher d'utiliser ces tarifs avec la fonctionnalité Paiements automatiques ?
Certaines configurations de tarifs de réservation directe ne peuvent pas être utilisées en conjonction avec la fonctionnalité Paiements automatiques de la plateforme. Ainsi, si l'une des configurations suivantes est donnée à un tarif, les règles de paiements automatiques ne peuvent pas lui être appliquées.
Arrhes activées : si ce paramètre est activé, des arrhes doivent être collectées automatiquement au moment de la réservation mais, comme Paiements automatiques dispose d'une fonctionnalité similaire, les deux ne peuvent pas être utilisés ensemble.
Certains paramètres de la politique de réservation : les paramètres Aucun prépaiement nécessaire pour garantir la réservation et Prépaiement nécessaire si le client a l'intention de partir après n'exigent pas que le client communique ses informations de carte de crédit au moment de la réservation. En revanche, c'est le cas pour la fonctionnalité Paiements automatiques. Elle ne peut donc pas être utilisée avec ces paramètres.
Si une règle de paiements automatiques a déjà été appliquée au plan tarifaire, vous ne pourrez pas sélectionner ces configurations.
Vous pouvez configurer un tarif de réservation directe en allant à Réservation directe > Tarifs de réservation directe. Cliquez sur le nom d'un tarif de réservation directe, puis dans le menu déroulant, cliquez sur Modifier. Une nouvelle fenêtre s'ouvre où vous trouvez ces paramètres sous Contrôles supplémentaires pour les réservations directes.
Puis-je appliquer des frais supplémentaires aux paiements automatiques ?
Non, les paiements automatiques ne peuvent faire l'objet de frais supplémentaires.