💡 Remarques importantes :
Pour accéder aux paiements et fonctionnalités, connectez-vous et rendez-vous sur la page Paiements.
Vous devez utiliser la passerelle de paiement SiteMinder Pay pour pouvoir accéder à l'ensemble de la fonctionnalité Paiements automatiques.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Paiements automatiques et comment fonctionne-t-elle ?
La fonctionnalité Paiements automatiques permet de mettre en place des règles de paiement pour débiter automatiquement vos clients à différents moments de leur parcours de réservation. Il est possible de configurer un maximum de deux prélèvements automatiques, dont la somme correspond au coût total de la réservation.
Vous pouvez configurer plusieurs règles et les appliquer à différentes réservations. Chaque règle est assortie de conditions qui déterminent à quelle réservation elle doit s'appliquer, par exemple en fonction du type de carte, des plans tarifaires et des canaux.
➕ Exemple :
Créez une règle qui se déclenchera si une réservation répond à toutes les conditions suivantes :
Type de carte : OTA Collect
Plan tarifaire : Chambre double
Canal : réservation directe
Configurez la règle de manière à ce que deux prélèvements automatiques soient effectués une fois la règle déclenchée :
Premier débit : le jour du check-in pour la première nuitée (arrhes)
Second débit : le solde le jour du check-out
Quels canaux sont pris en charge par la fonctionnalité Paiements automatiques ?
Les paiements automatiques peuvent être utilisés pour les réservations des canaux suivants :
Réservation directe
Booking.com
Expedia
Hotelbeds
⚠️ Il peut arriver que le canal n'envoie pas les détails complets de la carte de crédit virtuelle à notre plateforme. Si notre plateforme ne reçoit pas les coordonnées complètes de la carte de crédit virtuelle, le paiement ne peut pas être traité au moyen de la fonctionnalité Paiements automatiques. Vous devrez traiter le paiement manuellement (rendez-vous dans Réservations, trouvez et ouvrez la réservation concernée, puis cliquez sur Traiter le paiement).
Quelles sont les régions concernées par la fonctionnalité Paiements automatiques ?
La réservation directe et Booking.com sont pris en charge dans toutes les régions.
Chez Expedia, les réservations par carte de crédit virtuelle ne sont prises en charge qu'en Australie et en Nouvelle-Zélande, mais les réservations par carte de crédit standard sont acceptées dans toutes les régions.
Hotelbeds est pris en charge dans toutes les régions (à l'exception du Luxembourg, de la Slovénie et de la Slovaquie).
Combien de paiements peuvent être effectués par une règle ?
Une règle de paiement peut configurer un maximum de deux paiements automatiques.
Une règle de paiement peut-elle être appliquée à plusieurs plans tarifaires ?
Non, chaque règle ne peut être appliquée qu'à un seul plan tarifaire, mais peut être appliquée à plusieurs canaux.
Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond à une réservation ?
Les réservations qui ne sont pas associées à une règle de paiement automatique ne seront pas traitées automatiquement et devront être traitées manuellement.
💡 La fonctionnalité Paiements automatiques n'est compatible qu'avec un nombre limité de canaux. Les réservations reçues par d'autres canaux devront être traitées manuellement.
Quels types ou montants de paiement peuvent être configurés ?
Plusieurs types de débits peuvent être configurés en tant que règle de paiement :
Montant total : le montant total de la réservation. Un second paiement n'est pas nécessaire.
Première nuitée : le montant correspondant à une seule nuitée. Les nuits restantes seront débitées lors du second paiement.
Pourcentage personnalisé : un pourcentage du montant total. Le pourcentage restant sera débité lors du second paiement.
💡 Le deuxième paiement est toujours un montant supplémentaire, car il s'agit du montant restant de la réservation qui n'a pas été payé lors du premier paiement.
Quand les paiements peuvent-ils être débités ?
Un paiement peut être débité à plusieurs moments :
Une fois la réservation confirmée : le débit se fait une fois la réservation confirmée.
Avant l'arrivée : le débit se fait un certain nombre de jours avant la date d'arrivée. Vous pouvez configurer le nombre de jours et l'heure de la journée où se fera le débit.
Le jour de l'arrivée : le débit se fait le jour de l'arrivée, à une heure spécifique.
Le jour du départ : le débit se fait le jour du départ, à une heure spécifique.
💡 Pour les réservations par carte de crédit virtuelle, ces options ne sont pas disponibles. Les informations de la carte de crédit virtuelle déterminent quand le paiement sera traité (la date d'activation) et le montant à débiter.
Qu'est-ce que la validation des cartes ?
La validation de la carte correspond au processus qui consiste à vérifier que la carte n'a pas expiré et que ses informations sont correctes. Lorsqu'un paiement est programmé pour être traité par la fonctionnalité Paiements automatiques, la carte de crédit du client est automatiquement validée une fois la réservation effectuée.
Si la carte est validée, une bannière verte Carte validée s'affichera sous la section Données de carte de crédit de la page Réservation.
💡 Seuls les paiements traités par la fonctionnalité Paiements automatiques feront l'objet d'une validation de carte. Si une authentification est nécessaire pour les cartes des clients de l'UE auxquelles s'applique une authentification forte du client, vous en serez informé·e par e-mail.
Que se passe-t-il si la validation d'une carte échoue ?
Si la validation d'une carte de crédit échoue :
aucun paiement automatique ne sera programmé ;
vous devrez contacter le client pour lui demander une autre carte et traiter le paiement manuellement.
Comment saurai-je si la validation d'une carte échoue ?
Si la carte n'est pas validée :
vous recevrez une notification par e-mail ;
une bannière rouge Échec de la validation de la carte s'affichera sous la section Données de carte de crédit de la page Réservation.
La fonctionnalité Paiements automatiques permet-elle de préautoriser les frais ?
Non, la fonctionnalité Paiements automatiques ne permet pas de préautoriser les frais à prélever ; cette opération doit se faire manuellement.
Lorsque je crée une nouvelle règle, les réservations précédentes sont-elles traitées ?
Non, une nouvelle règle ne s'applique pas aux réservations passées, même si elles correspondent aux conditions de la règle. Les règles sont uniquement déclenchées par les nouvelles réservations qui correspondent aux conditions de la règle.
Plusieurs règles peuvent-elles s'appliquer à une seule réservation ?
Non, chaque réservation ne peut déclencher qu'une seule règle. Cela tient au fait que chaque règle doit utiliser une combinaison unique de plans tarifaires et de canaux.
Si une règle correspond aux conditions d'une réservation, la règle est déclenchée.
Si une règle ne correspond pas, la règle suivante sera tentée.
Une réservation de plusieurs chambres peut-elle être traitée avec la fonctionnalité Paiements automatiques ?
Non, les réservations de plusieurs chambres ne peuvent pas être traitées avec la fonctionnalité Paiements automatiques. Elles doivent être traitées manuellement.
Que se passe-t-il si une réservation est modifiée ?
Lorsqu'une réservation est modifiée, elle est traitée selon le statut du paiement :
Si aucun paiement n'a été programmé : la réservation modifiée sera traitée comme une nouvelle réservation. Elle pourra déclencher une règle comme une réservation standard.
Si des paiements ont été programmés : ces paiements seront annulés. La réservation modifiée sera traitée comme une nouvelle réservation.
Si des paiements ont déjà été traités : tout paiement supplémentaire sera annulé, la réservation modifiée ne pourra déclencher aucune règle et vous recevrez un e-mail vous demandant de traiter ces paiements manuellement.
Si la règle a été archivée : la règle ne se déclenchera pas pour la réservation modifiée.
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
Si une réservation est annulée, les paiements associés seront traités de la même manière que lorsqu'une réservation est modifiée. Par ailleurs, la réservation ne pourra plus déclencher de règles.
Que se passe-t-il si une règle est archivée ?
Si une règle est archivée, tous les paiements programmés seront maintenus et débités à l'heure prévue. Vous pouvez annuler ces paiements programmés s'ils ne sont plus nécessaires.
Une règle archivée ne se déclenchera pas pour les nouvelles réservations sauf si la règle est réactivée.
Quelles notifications par e-mail vais-je recevoir avec la fonctionnalité Paiements automatiques ?
La fonctionnalité Paiements automatiques traite la plupart des paiements automatiquement. Toutefois, vous recevrez une notification par e-mail s'il vous faut effectuer une tâche manuellement, notamment :
Si la validation d'une carte échoue.
Si un paiement a échoué.
Si une réservation est modifiée après le traitement d'un paiement.
Si une réservation est annulée après le traitement d'un paiement.
💡 Pour les réservations par carte de crédit virtuelle, vous devez vérifier si la réservation a été traitée par la fonctionnalité Paiements automatiques. Si elle n'a pas été traitée, vous devrez traiter le paiement manuellement (rendez-vous dans Réservations, trouvez et ouvrez la réservation concernée, puis cliquez sur Traiter le paiement).
Une règle peut-elle être modifiée ?
Les noms et descriptions des règles de paiements automatiques existantes peuvent être modifiés. Cependant, la configuration de la règle ne peut pas être changée. Il vous faudra plutôt archiver la règle et en créer une nouvelle.
Une règle peut-elle être supprimée ?
Non, les règles de paiements automatiques ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être archivées.
Que dois-je faire si un paiement échoue ?
Si un paiement échoue, vous devez d'abord faire une nouvelle tentative de paiement. Rendez-vous dans Paiements > Paiements automatiques > Échecs de paiement pour rechercher la transaction et retenter le paiement.
Si la nouvelle tentative de paiement échoue, vous devrez traiter manuellement le paiement.
Un paiement programmé peut-il être annulé ?
Oui, un paiement programmé peut être annulé avant qu'il ne soit traité. Rendez-vous dans Paiements > Paiements automatiques > Paiements programmés pour rechercher les paiements programmés en fonction de la date à laquelle ils doivent être débités. Vous pouvez alors annuler ces paiements programmés.
Un paiement peut-il être reporté ?
Oui, un paiement peut être reprogrammé à une nouvelle date. Rendez-vous dans Paiements > Paiements automatiques > Paiements programmés pour rechercher un paiement programmé soit en fonction de la date à laquelle il doit être débité, soit dans les détails de la transaction sur la page de réservation, puis cliquez sur le paiement programmé que vous souhaitez modifier et modifiez la date en conséquence.
La fonctionnalité Paiements automatiques donne-t-elle la priorité aux montants toutes taxes comprises (TTC) ou hors taxe (HT) ?
La fonctionnalité Paiements automatiques donne la priorité aux montants toutes taxes comprises (TTC). Cela se produit lorsque les réservations comprennent à la fois des montants TTC et HT.
Quelles configurations de tarifs de réservation directe peuvent vous empêcher d'utiliser ces tarifs avec la fonctionnalité Paiements automatiques ?
Certaines configurations de tarifs de réservation directe ne peuvent pas être utilisées en conjonction avec la fonctionnalité Paiements automatiques de la plateforme. Ainsi, si l'une des configurations suivantes est donnée à un tarif, les règles de paiements automatiques ne peuvent pas lui être appliquées.
Arrhes : si ce paramètre est activé, des arrhes doivent être collectées automatiquement au moment de la réservation. Toutefois, puisque Paiements automatiques dispose d'une fonctionnalité similaire, ces deux configurations ne peuvent pas être utilisées en conjonction.
Certains paramètres de la politique de réservation : les paramètres pour Prépaiement non nécessaire pour confirmer la réservation et Prépaiement nécessaire si les clients prévoient d'effectuer leur arrivée ultérieurement ne requiert pas de la part du client qu'il communique ses coordonnées bancaires au moment de la réservation. C'est néanmoins le cas pour la fonctionnalité Paiements automatiques ; elle ne peut donc pas être utilisée en conjonction avec ces paramètres.
Si une règle de paiements automatiques a déjà été appliquée au plan tarifaire, vous ne pourrez pas sélectionner ces configurations.
💡 Vous pouvez configurer un tarif de réservation directe en vous rendant dans Réservation directe > Tarifs de réservation directe. Cliquez sur le nom de n'importe quel tarif de réservation directe, puis dans le menu déroulant, cliquez sur Modifier. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous trouverez ces paramètres sous Contrôles supplémentaires pour les réservations directes.