La fonctionnalité Demandes de paiement est disponible avec SiteMinder Pay. Elle n'est pas disponible avec une passerelle de paiement tierce.
Qu'est-ce qu'une demande de paiement ?
Les demandes de paiement sont une fonctionnalité disponible avec SiteMinder Pay qui facilite la collecte des paiements auprès de vos clients. Elle vous permet d'envoyer une demande à un client afin qu'il effectue un paiement pour une réservation, avec la carte de son choix, via une page web sécurisée. Elles peuvent être utiles pour collecter :
Solde restant dû : un paiement est requis pour un solde restant dû
Paiements échoués : un paiement précédent a échoué
Coordonnées de paiement manquantes : un client n'a pas fourni ses coordonnées de paiement
Sécurité supplémentaire : une carte nécessite une authentification complémentaire, telle que l'authentification forte du client (SCA)
Frais supplémentaires : collecter un paiement additionnel pour des extras
Réservations de dernière minute : un paiement est requis pour une réservation de dernière minute
Les demandes de paiement sont disponibles uniquement pour les réservations à encaissement par l'hôtel. Elles ne sont pas disponibles pour les réservations à encaissement par le canal, ni pour les paiements par carte de crédit virtuelle (VCC) fournie par le canal.
À qui les demandes de paiement sont-elles proposées ?
Les demandes de paiement sont disponibles avec SiteMinder Pay.
Vous devez activer SiteMinder Pay pour envoyer des demandes de paiement. Si SiteMinder Pay n'est pas activé, vous ne pourrez pas accéder aux demandes de paiement. Pour activer SiteMinder Pay, allez dans Paiements et cliquez sur Activer maintenant.
Les demandes de paiement ne sont pas disponibles dans SiteMinder si vous utilisez une passerelle de paiement tierce. Si vous utilisez une passerelle de paiement tierce et souhaitez savoir si elle propose une fonctionnalité similaire (gérée en dehors de SiteMinder), contactez-la directement.
Comment envoyer une demande de paiement à un client ?
Pour envoyer une demande de paiement à un client :
Allez dans l'onglet Réservations pour trouver et ouvrir la réservation pour laquelle vous souhaitez traiter un paiement
Dans la réservation, cliquez sur Envoyer une demande de paiement
Dans la fenêtre contextuelle Créer une demande de paiement, complétez les champs suivants, le cas échéant ; certains peuvent déjà être renseignés : ID de réservation / ID de référence, Nom du client, Montant, Motif de la demande de paiement et Message au client
Cliquez sur Créer la demande
Cliquez sur Envoyer un e-mail au client pour envoyer la demande de paiement à votre client par e-mail. Vous pouvez aussi cliquer sur Copier le lien pour copier le lien de la page de renvoi du paiement, puis coller l'URL dans un message via un autre service de messagerie de votre choix (SMS, messagerie instantanée, e-mail, réseau social, etc.) et l'envoyer au client
Comment un client complète-t-il une demande de paiement ?
Lorsqu'un client clique sur le lien de la demande de paiement, il est redirigé vers une page web sécurisée où il est invité à effectuer le paiement nécessaire. S'il traite le paiement avec succès, il recevra peu après un e-mail de confirmation (s'il a fourni son adresse e-mail lors de la réservation).
Quels types de paiements puis-je collecter avec les demandes de paiement ?
Pour envoyer une demande de paiement, une réservation existante est nécessaire. Vous pouvez envoyer une demande de paiement pour les paiements de réservation que le client doit encore régler directement à votre établissement, tels que les soldes restants dus, les paiements échoués, les coordonnées de paiement manquantes ou les frais supplémentaires. Les demandes de paiement ne sont pas disponibles pour les réservations où le canal encaisse le paiement du client, ni pour les paiements par carte de crédit virtuelle (VCC) fournie par le canal.
Puis-je envoyer plusieurs demandes de paiement pour une même réservation ?
Oui, vous pouvez envoyer plusieurs demandes de paiement pour une même réservation. Il n'y a pas de limite au nombre de demandes de paiement que vous pouvez envoyer par réservation. Toutefois, gardez à l'esprit qu'en envoyer un grand nombre peut semer la confusion chez votre client. Lorsque vous envoyez plusieurs demandes, sélectionnez un motif spécifique pour chacune d'entre elles et fournissez davantage d'informations sur le paiement dû dans le Message au client. Remarque : le message au client doit uniquement contenir des détails concernant le paiement dû.
Où puis-je retrouver toutes mes demandes de paiement ?
Pour retrouver toutes vos demandes de paiement, allez dans Paiements > Demandes de paiement. Vous pouvez y consulter les éléments suivants :
La liste de toutes les demandes de paiement que vous avez créées et envoyées
La Date et heure de création de chaque demande de paiement
L'ID de réservation, le Prénom et le Nom du client, son E-mail et son numéro de Téléphone associés à chaque demande de paiement (si ces informations ont été fournies par le client)
Le Motif de chaque demande de paiement
Le Montant de chaque demande de paiement
Le Statut de chaque demande de paiement (En attente, Payée, Annulée, Expirée)
Les actions suivantes sont également disponibles dans le tableau de bord, dans la colonne Actions :
Annuler une demande de paiement
Copier le lien de la page de renvoi de la demande de paiement (afin de pouvoir l'envoyer à un client via un service de messagerie externe)
Pour consulter les demandes de paiement d'une réservation spécifique, allez dans l'onglet Réservations pour trouver et ouvrir la réservation pour laquelle vous souhaitez traiter un paiement, puis cliquez sur Gérer les paiements > Paiements et remboursements passés.
Comment annuler une demande de paiement ?
Pour annuler une demande de paiement :
Allez dans Paiements
Cliquez sur l'onglet Demandes de paiement
Trouvez la demande de paiement que vous souhaitez annuler > puis, dans la colonne Actions > cliquez sur le symbole d'annulation (X)
Une fenêtre contextuelle s'affiche — cliquez sur Oui, annuler pour confirmer
Puis-je modifier une demande de paiement après l'avoir envoyée ?
Vous ne pouvez pas modifier une demande de paiement après l'avoir envoyée, mais vous pouvez l'annuler, puis en créer et en envoyer une nouvelle à la place.
Si un client clique sur le lien d'une demande de paiement après que vous l'avez annulée, il recevra un message d'erreur l'informant que la demande de paiement n'est plus active et qu'il doit contacter l'hôtelier au sujet du montant restant dû.
Que dois-je faire si la réservation d'un client est modifiée ou annulée après avoir déjà envoyé une demande de paiement ?
Si la réservation est modifiée et que le montant dû change, annulez la demande de paiement, créez-en une nouvelle avec le montant dû mis à jour, puis envoyez-la au client.
Si la réservation est annulée, il suffit d'annuler la demande de paiement.
Comment saurai-je qu'un client a complété une demande de paiement avec succès ?
Lorsqu'un client complète une demande de paiement avec succès, vous recevez une notification par e-mail de SiteMinder Pay et la réservation du client est mise à jour sur la plateforme SiteMinder.
Pour vérifier manuellement si une demande de paiement a été complétée, ouvrez la réservation du client, cliquez sur Paiements, puis recherchez le paiement concerné.
Pendant combien de temps un lien de demande de paiement reste-t-il actif ?
Un lien de demande de paiement reste actif pendant 48 heures à compter du moment où la demande de paiement a été créée.
La date d'échéance du paiement est indiquée au client sur la page de la demande de paiement elle-même (ainsi que dans l'e-mail de demande de paiement, si vous avez utilisé notre modèle d'e-mail).
Si un client tente d'ouvrir le lien de la demande de paiement après la date d'échéance, il recevra un message d'erreur l'informant que la demande de paiement n'est plus active et qu'il doit contacter l'hôtelier au sujet du montant restant dû.
Puis-je renvoyer une demande de paiement ?
Vous pouvez renvoyer une demande de paiement. Pour ce faire :
Allez dans Paiements
Cliquez sur l'onglet Demandes de paiement
Trouvez la demande de paiement que vous souhaitez renvoyer > puis, dans la colonne Actions, cliquez sur le symbole de chaîne — cela copiera l'URL de la page de renvoi de la demande de paiement (et, en cas de succès, un message s'affichera indiquant que le lien de la demande de paiement a bien été copié)
Collez le lien copié dans un message via un autre service de messagerie de votre choix — SMS, messagerie instantanée, e-mail, etc. — et envoyez-le à votre client
Le client n'a pas complété la demande de paiement — que dois-je faire ?
Si le client n'a pas complété la demande de paiement, contactez-le directement. Si nécessaire, envoyez-lui une nouvelle demande de paiement.
Comment traiter un remboursement pour une demande de paiement ?
Pour traiter un remboursement lié à une demande de paiement, suivez simplement la procédure habituelle.