Une réservation effectuée via un système de distribution globale (GDS) ne peut pas être annulée ni modifiée dans SiteMinder. Seule l'agence de voyages ayant effectué la réservation peut l'annuler, via le terminal système de distribution globale (GDS) (comme Sabre, Amadeus, Galileo ou Worldspan). Toutes les demandes d'annulation et de modification doivent être adressées directement à l'agence de voyages.

Remarque : les réservations contenant un tarif non remboursable ne peuvent pas être annulées par l’agence de voyages une fois confirmées.

⚠️ Si l’agence de voyages n’annule pas correctement la réservation avant la date limite des conditions d’annulation applicables au moment de la réservation, des frais de transaction système de distribution globale (GDS) restent dus, que le client se présente ou non.

Pour éviter les frais de transaction et les informations manquantes, nous vous recommandons de suivre ces trois étapes comme bonnes pratiques pour la gestion des réservations système de distribution globale (GDS).
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Vérifiez toujours les détails d’une réservation système de distribution globale (GDS) avant la date limite des conditions d’annulation et avant la date d’arrivée du client. Détails à vérifier :

Numéro de carte

Vous pouvez récupérer les informations de carte de crédit à la fois dans SiteMinder et dans votre système de gestion hôtelière (PMS), si celui-ci est intégré.

Dans SiteMinder, les détails de la carte bancaire sont masqués pour garantir la conformité PCI, de sorte que seuls les utilisateurs autorisés peuvent les consulter. Seuls les utilisateurs administrateurs ou les utilisateurs généraux disposant des autorisations de paiement peuvent consulter le numéro de carte complet.

Les informations de carte bancaire sont envoyées à votre système de gestion hôtelière (PMS) par XML. Elles sont masquées dans SiteMinder dans le cadre de la conformité PCI, mais les utilisateurs autorisés doivent pouvoir les récupérer depuis votre système de gestion hôtelière (PMS). Vérifiez auprès de votre fournisseur de système de gestion hôtelière (PMS) s’il existe des limitations de visibilité ou des autorisations utilisateur particulières nécessaires pour afficher les détails non masqués.

Détails CVC/CVV

Vous pouvez récupérer les détails du CVC/CVV (si fourni) dans l'extranet du système de distribution globale (GDS) de SiteMinder, sous Gérer > Réservations > Rechercher des réservations > Détails de la réservation.

Remarques importantes sur les détails du CVC/CVV :

Coordonnées du client

Vous pouvez récupérer les coordonnées du client dans :

💡 Dans la plupart des cas, les agences de voyages ne fournissent que le nom du client, sans autres coordonnées. En effet, le client a chargé l’agence de voyages d’agir en son nom ; l’agence de voyages est donc le premier point de contact pour les communications avec l’hôtel.

Si des informations requises manquent, contactez d’abord l’agence de voyages.

Vous trouverez les coordonnées de l’agence de voyages sur :

💡 Vous pouvez voir un numéro IATA à la place du nom de l’agence ou des coordonnées dans le champ agence de voyages. Vérifiez s’il s’agit d’un numéro IATA valide à l’aide du lien de vérification IATA : https://customer-portal-iata.force.com/iec/ieccacfree

Si vous ne trouvez pas de coordonnées valides pour l’agence de voyages, ou si l’agence de voyages n’a pas répondu, contactez l’équipe système de distribution globale (GDS) de SiteMinder.

Ouvrez un dossier d’assistance en envoyant un e-mail à votre équipe système de distribution globale (GDS) régionale :

⚠️ Pour éviter tout retard, confirmez dans votre e-mail que vous avez déjà contacté l’agence de voyages, et signalez le problème à temps. L’équipe ne peut pas intervenir si la réservation dépasse sa date limite d’annulation dans les prochains jours, ou si la date d’arrivée est déjà passée.

L’équipe enverra une notification via le système de distribution globale (GDS) concerné, demandant à l’agence de voyages de mettre à jour la réservation avec les informations manquantes ou de l’annuler. Si l’agence ne l’annule pas, la réservation reste soumise à des frais de transaction.

Pour qu’aucun frais de transaction ne s’applique, le statut de la réservation sur le système de distribution globale (GDS) de SiteMinder doit apparaître comme annulé.

⚠️ Cela ne s’applique pas si vous avez modifié le statut manuellement vous-même sur l’extranet du système de distribution globale (GDS) SiteMinder. SiteMinder peut voir les modifications manuelles dans les journaux de modifications.

L'agence indique avoir annulé la réservation, mais le statut n'a pas été mis à jour.

Dans la plupart des cas, cela signifie que la réservation n’a pas été annulée valablement sur le système de distribution globale (GDS), car elle a été annulée après la date limite prévue par les conditions d’annulation.

Vous acceptez de renoncer aux frais de pénalité d’annulation

Si vous convenez avec un client ou une agence de renoncer à la pénalité d'annulation pour une réservation qui n'a pas été valablement annulée ou modifiée dans le système de distribution globale (GDS) en temps voulu, SiteMinder facture quand même les frais de transaction normaux à votre établissement. En effet, SiteMinder continue de payer les frais de transaction au système de distribution globale (GDS). Pour cette raison, nous vous recommandons que votre pénalité couvre au minimum les frais de transaction.