💡 Información importante:
Para acceder a los pagos y todas sus funciones, vaya al apartado Pagos.
Solo es posible usar los pagos automáticos con la pasarela de SiteMinder Pay.
¿Qué son los pagos automáticos y cómo funcionan?
Los pagos automáticos son una función que permite crear reglas de pago para cobrar automáticamente a los huéspedes en diversas etapas del proceso de reserva. Se pueden configurar un máximo de dos cargos automáticos y la suma debe corresponder al coste total de la reserva.
Puede establecer varias reglas y aplicarlas a reservas distintas. Cada regla tiene unas condiciones asociadas que indican a qué reserva se aplicará (por ejemplo, el tipo de tarjeta, los planes tarifarios o los canales).
➕ Ejemplo:
Cree una regla que se active si una reserva cumple las siguientes condiciones:
Tarjeta de crédito estándar
Plan tarifario para «habitación doble»
Canal de reservas directas
Configure la regla para que se realicen dos cobros automáticos:
Primer cobro: el día de llegada para la primera noche de estancia (depósito).
Segundo cobro: el importe restante el día de salida.
¿Qué canales admiten pagos automáticos?
Los pagos automáticos son compatibles con las reservas procedentes de los siguientes canales:
Reservas directas
Booking.com
Expedia
Hotelbeds
⚠️ En ocasiones, es posible que los canales no envíen los datos completos de las tarjetas de crédito virtuales (VCC) a nuestra plataforma. Si nuestro sistema no recibe toda la información, no será posible procesar la transacción mediante la función de pagos automáticos. Deberá procesar el pago de forma manual (vaya a Reservas, busque y abra la que quiera y haga clic en Tramitar el pago).
¿Qué regiones admiten pagos automáticos?
Los pagos automáticos son compatibles con los siguientes canales en estos lugares en particular:
Reservas directas y Booking.com en todas las regiones.
Las reservas con tarjeta de crédito virtual de Expedia solo se admiten en Australia y Nueva Zelanda; las reservas con tarjeta de crédito típica se admiten en todas las regiones.
Hotelbeds es compatible con todas las regiones (excepto Luxemburgo, Eslovenia y Eslovaquia).
¿Cuántos pagos se pueden hacer con una regla?
Se pueden configurar un máximo de dos pagos automáticos como regla de pago.
¿Es posible aplicar una regla de pagos a varios planes tarifarios?
No, cada regla de pagos solo puede aplicarse a un plan tarifario, pero sí es posible vincularla a distintos canales.
¿Qué sucede si ninguna reserva coincide con ninguna regla?
Las reservas a los que no se aplique ninguna regla de pagos automáticos tendrán que procesarse manualmente.
💡 La función de pagos automáticos es compatible con un número limitado de canales. Las reservas recibidas a través de otros canales tendrán que procesarse manualmente.
¿Qué tipo de pagos o cantidades se pueden configurar?
Se pueden configurar varios tipos de cobros como regla de pago:
Importe total:: el precio total de la reserva. No es necesario hacer un segundo pago.
Primera noche de la estancia: el importe de la primera noche de la estancia. El resto de noches se cobrarán en el segundo pago.
Porcentaje personalizado: un porcentaje del importe total. El porcentaje restante se cobrará en el segundo pago.
💡 El segundo pago siempre corresponde a la cantidad adicional, ya que es el importe restante que no se cobró en primera instancia.
¿Cuándo se pueden cobrar los pagos?
Es posible cobrar los pagos en todos estos puntos:
Tras confirmar la reserva.
Antes de la llegada: se cobra varios días antes de la fecha de llegada.Se puede configurar el número de días y la hora del cobro.
El día de la llegada: el cargo se tramitará en la fecha de llegada a una hora determinada.
El día de la salida: el cargo se tramitará en la fecha de salida a una hora determinada.
💡 Para las reservas con tarjeta virtual, estas opciones no están disponibles. Los datos de las tarjetas de crédito virtuales determinan cuándo se procesará el pago (fecha de activación) y la cantidad.
¿Qué es la validación de tarjetas?
El proceso de validación de la tarjeta consiste en comprobar que no ha caducado y que los datos son correctos. Cuando se programa el pago a través de pagos automáticos, la tarjeta de crédito del huésped se valida automáticamente una vez hecha la reserva.
Si la tarjeta se ha validado correctamente, aparecerá un aviso de validación en verde debajo de los datos de la tarjeta de crédito en la página de Reserva.
💡 Solo se aplica la validación de la tarjeta a los pagos automáticos. Si se requiere autenticación para tarjetas de huéspedes de la UE con autenticación reforzada de clientes (SCA), se le notificará por correo electrónico.
¿Qué sucede si la validación de una tarjeta falla?
Si una tarjeta no pasa la validación:
No se podrán programar pagos automáticos.
Tendrá que ponerse en contacto con el huésped para solicitarle una tarjeta diferente y procesar el pago de manera manual.
¿Cómo sabré si la validación de una tarjeta ha fallado?
Si una tarjeta no se ha podido validar:
Recibirá una notificación por correo electrónico.
Aparecerá un aviso en rojo debajo de los datos de la tarjeta de crédito de la página de Reserva.
¿Se puede preautorizar un cobro a través de los pagos automáticos?
No, no es posible preautorizar un cobro con la función de pagos automáticos: deberá hacerlo manualmente.
Al crear una regla, ¿afecta a las reservas previas?
No, una regla nueva no afecta a las reservas pasadas, aunque los requisitos coincidan. Las reglas solo se aplican a las reservas nuevas que cumplen las condiciones de la regla.
¿Se pueden aplicar múltiples reglas a una única transacción?
No, solo se aplica una regla a cada reserva. Esto se debe a que cada regla debe utilizar una combinación única de plan tarifario y canal.
Una regla se activa si las condiciones coinciden con las de la reserva.
Si no coincide, se pasa a la siguiente regla.
¿Es posible procesar la reserva de varias habitaciones a la vez con la función de pagos automáticos?
No, no es posible tramitar la reserva de varias habitaciones al mismo tiempo con la función de pagos automáticos. Deberá procesarlos manualmente.
¿Qué sucede si se modifica una reserva?
Al modificar una reserva, se gestionará según el estado del pago:
Si no se ha programado ningún pago: la reserva modificada se tratará como una nueva.Activará una regla como una reserva normal.
Si se ha programado un pago: se cancelará dicho pago.La reserva modificada se tratará como una nueva.
Si ya se ha procesado algún pago: se cancelarán los pagos futuros, la reserva modificada no activará ninguna regla y recibirá una notificación por correo electrónico para que pueda gestionar el pago manualmente.
Si la regla se ha archivado: no se activará para la reserva modificada.
¿Qué sucede si se cancela una reserva?
Si se cancela una reserva, los pagos se gestionarán de la misma manera que cuando se modifica. Además, la reserva no activará ninguna otra regla.
¿Qué sucede si se archiva una regla?
Si se archiva una regla, esto no afectará a los pagos programados y se cobrarán según lo establecido. Se puede cancelar cualquier pago programado que ya no sea necesario.
Las reglas archivadas no se aplicarán a ninguna reserva nueva. Si quiere volver a usar la configuración anterior, tendrá que crear una regla nueva.
¿Qué notificaciones recibiré por correo de los pagos automáticos?
Los pagos automáticos procesarán la mayoría de pagos automáticamente. Sin embargo, recibirá una notificación por correo si se requiere alguna tarea manual si:
Una tarjeta no se ha podido validar.
El pago ha fallado.
Si se modifica una reserva tras haber procesado el pago.
Si se cancela una reserva tras haber procesado el pago.
💡 En el caso de las reservas abonadas mediante una tarjeta de crédito virtual (VCC), deberá comprobar si se han procesado mediante la función de pagos automáticos. En caso contrario, deberá hacerlo manualmente (vaya a Reservas, busque y abra la que quiera y haga clic en Tramitar el pago).
¿Se puede editar una regla?
Los nombres y las descripciones de las reglas de pagos automáticos existentes se pueden editar, pero la configuración de la regla no se puede modificar. Para hacerlo, deberá archivarla y crear una nueva.
¿Se puede borrar una regla?
No, las reglas de pagos automáticos no se pueden eliminar, pero sí pueden archivarse.
¿Qué hago si un pago falla?
En ese caso, pruebe a volver a procesarlo antes de hacer nada más. Vaya a Pagos > Pagos automáticos > Pagos fallidos, busque la transacción y haga un nuevo intento.
Si vuelve a fallar, tendrá que procesarlo manualmente.
¿Se puede cancelar un pago programado?
Sí, es posible cancelar un pago programado antes de que se procese. Vaya a Pagos > Pagos automáticos > Pagos programados y busque cualquier pago por su fecha de cobro. Desde allí, tendrá la opción de cancelar cualquier pago programado.
¿Se puede reprogramar un pago?
Sí, es posible volver a programar un pago para una fecha diferente. Acceda a Pagos > Pagos automáticos > Pagos programados y busque el pago programado en cuestión, ya sea por la fecha de cobro prevista o por los datos de la transacción en la página de reserva. Después, haga clic en el que quiera cambiar y, a continuación, modifique la fecha.
¿Tienen prioridad los importes con o sin impuestos?
Los pagos automáticos dan prioridad a los importes con impuestos. Esto se da cuando una reserva incluye las dos cantidades.
¿Qué configuraciones de tarifas de reserva directa impiden que la tarifa se utilice con la función de pagos automáticos?
Algunas configuraciones de tarifas de reserva directa no se pueden utilizar con la función de pagos automáticos de la plataforma, por lo que si una tarifa tiene alguna de las siguientes configuraciones, no se le pueden aplicar las reglas de pagos automáticos.
Si hay un depósito activado: con esta configuración, se cobra un depósito automáticamente al hacer la reserva y, como la función de pagos automáticos ofrece una opción similar, no es posible usar ambas a la vez.
Si hay algunas opciones de las políticas de reserva activadas: las opciones No es necesario el pago anticipado de la reserva para garantizarla y Es necesario efectuar el pago por adelantado si el huésped desea efectuar el check-in después de: no obligan a sus huéspedes a indicar los datos de su tarjeta de crédito al hacer la reserva. Sin embargo, la función de pagos automáticos sí lo hace, por lo que no es posible utilizarla con esta configuración.
Si ya se ha aplicado una regla de pagos automáticos al plan tarifario, no se pueden seleccionar estas configuraciones.
💡 Puede configurar una tarifa de reserva directa desde Reserva directa > Tarifas de reserva directa. Haga clic en el nombre de cualquier tarifa de reserva directa y, en el menú desplegable, seleccione la opción Editar. Se abrirá una nueva ventana y verá los ajustes correspondientes en Opciones adicionales de las reservas directas.
¿Puedo aplicar recargos a los pagos automáticos?
No, los pagos automáticos no permiten aplicar recargos.