Was sind automatisierte Zahlungen und wie funktionieren sie?
Automatisierte Zahlungen sind eine Funktion von SiteMinder Pay, mit der Sie Regeln festlegen können, um Gästen an verschiedenen Punkten des Buchungsvorgangs automatisch Zahlungen zu berechnen. Sie können maximal zwei automatische Zahlungen einrichten, die sich zusammen auf die Gesamtkosten der Buchung summieren.
Sie können mehrere Regeln für unterschiedliche Ratenpläne, Kartentypen und Portale erstellen (nur unterstützte Portale).
Beispiel: Eine Regel wird für eine Standard-Kreditkarte, den Ratenplan „Doppelzimmer" und Buchungen über Expedia ausgelöst. Der Zahlungszeitpunkt ist so eingestellt, dass die erste Nacht am Check-in-Tag und der Restbetrag am Check-out-Tag berechnet wird.
Benötige ich SiteMinder Pay, um automatisierte Zahlungen zu nutzen?
Ja. Automatisierte Zahlungen funktionieren nur mit SiteMinder Pay und unterstützten Buchungskanälen. Sie werden nicht mit Zahlungsportalen von Drittanbietern unterstützt.
Kann ich Regeln für automatisierte Zahlungen für alle Buchungskanäle einrichten?
Nein, nur bestimmte Portale unterstützen automatisierte Zahlungen.
Welche Portale unterstützen automatisierte Zahlungen?
Unterstützte Portale:
Agoda (einschließlich virtueller Kreditkarten)
Booking.com (einschließlich virtueller Kreditkarten)
Expedia (einschließlich virtueller Kreditkarten)
Hotelbeds (einschließlich virtueller Kreditkarten). Hinweis: nicht verfügbar in Luxemburg, Slowenien oder der Slowakei
Channels Plus (einschließlich virtueller Kreditkarten)
Direktbuchung
Hinweis: Wenn das Portal keine vollständigen Angaben zur virtuellen Kreditkarte (VCC) übermittelt, kann die Zahlung nicht automatisch verarbeitet werden. Verarbeiten Sie sie stattdessen manuell (Reservierungen > Reservierung suchen und öffnen > Zahlung verarbeiten).
Wie richte ich automatisierte Zahlungen für Gästereservierungen ein?
So richten Sie automatisierte Zahlungen für Gästereservierungen ein:
Rufen Sie den Tab Zahlungen > Automatisierte Zahlungen auf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel erstellen +.
Fügen Sie die für die Regel geltenden Bedingungen hinzu, einschließlich Kartentyp, Ratenplan und Portale sowie der Zahlungsregel.
Fügen Sie einen Regelnamen und eine -beschreibung hinzu.
Überprüfen und aktivieren Sie die Regel.
Wie viele automatisierte Zahlungen können pro Reservierung vorgenommen werden?
Pro Reservierung können maximal zwei automatische Zahlungen festgelegt werden.
Kann eine Zahlungsregel auf mehrere Ratenpläne angewendet werden?
Nein, jede Regel gilt nur für einen Ratenplan, kann aber auf mehrere Portale angewendet werden.
Was passiert, wenn keine Regel auf eine Reservierung zutrifft?
Die Reservierung wird nicht automatisch verarbeitet und muss manuell verarbeitet werden. Automatisierte Zahlungen decken nur unterstützte Portale ab – Reservierungen von anderen Portalen müssen immer manuell verarbeitet werden.
Welche Zahlungsarten oder -beträge können konfiguriert werden?
Ausstehende Zahlungen können über eine Regel für automatisierte Zahlungen eingezogen werden:
Vollständiger Betrag: die Gesamtkosten der Reservierung, ohne dass eine zweite Zahlung erforderlich ist
Erste Übernachtung: die Kosten für eine Nacht. Die restlichen Nächte können in der zweiten Zahlung berechnet werden.
Benutzerdefinierter Prozentsatz: ein Prozentsatz des Gesamtbetrags, wobei der Restbetrag in der zweiten Zahlung berechnet wird
Die zweite Zahlung umfasst immer den verbleibenden (zusätzlichen) Betrag, der nicht durch die erste Zahlung abgedeckt ist.
Wann können automatisierte Zahlungen berechnet werden?
Automatisierte Zahlungen können zu folgenden Zeitpunkten berechnet werden:
Sobald die Buchung bestätigt ist
Vor der Anreise (Sie legen die Anzahl der Tage und die Uhrzeit fest)
Am Check-in-Tag, zu einer festgelegten Uhrzeit
Am Check-out-Tag, zu einer festgelegten Uhrzeit
Für Reservierungen mit virtueller Kreditkarte gelten diese Zeitoptionen nicht. Die Angaben der virtuellen Kreditkarte bestimmen, wann die Zahlung verarbeitet wird (das Aktivierungsdatum) und welcher Betrag berechnet wird.
Was ist Kartenvalidierung?
Bei der Kartenvalidierung wird geprüft, ob die Karte abgelaufen ist und ob die Angaben korrekt sind. Wenn eine Zahlung für die Verarbeitung durch automatisierte Zahlungen vorgesehen ist, wird die Kreditkarte des Gastes automatisch validiert, nachdem die Reservierung vorgenommen wurde.
Wenn die Karte die Prüfung besteht, wird unter den Kreditkartendaten auf der Reservierungsseite ein grünes Banner mit der Meldung „Karte validiert" angezeigt.
Die Kartenvalidierung wird nur bei Zahlungen angewendet, die über automatisierte Zahlungen verarbeitet werden. Wenn bei Karten von Gästen aus der EU aufgrund der Anforderungen der Starken Kundenauthentifizierung (SCA) eine Authentifizierung erforderlich ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
Was passiert, wenn eine Karte die Validierung nicht besteht?
Wenn eine Kreditkarte die Kartenvalidierung nicht besteht:
wird keine automatisierte Zahlung geplant
müssen Sie den Gast kontaktieren, um eine andere Karte anzufordern, und die Zahlung manuell verarbeiten
Woran erkenne ich, dass eine Karte die Validierung nicht bestanden hat?
Sie werden per E-Mail benachrichtigt, und unter den Kreditkartendaten auf der Reservierungsseite wird ein rotes Banner mit der Meldung „Kartenvalidierung fehlgeschlagen" angezeigt.
Können automatisierte Zahlungen Vorautorisierungen vornehmen?
Nein, automatisierte Zahlungen können keine Vorautorisierungen vornehmen. Die Vorautorisierung muss manuell erfolgen.
Werden frühere Reservierungen verarbeitet, wenn ich eine neue Regel erstelle?
Nein, eine neue Regel gilt nicht für vergangene Reservierungen, selbst wenn diese der Regel entsprechen. Regeln werden nur durch neue Reservierungen ausgelöst, die den Bedingungen der Regel entsprechen.
Können mehrere Zahlungsregeln auf eine einzelne Reservierung angewendet werden?
Nein, jede Reservierung kann nur eine Regel auslösen, da jede Regel eine eindeutige Kombination aus Ratenplan und Portal verwendet. Trifft eine Regel nicht zu, wird die nächste Regel geprüft.
Kann eine Reservierung für mehrere Zimmer über automatisierte Zahlungen verarbeitet werden?
Nein, Reservierungen für mehrere Zimmer können nicht über automatisierte Zahlungen verarbeitet werden. Diese sollten manuell verarbeitet werden.
Was passiert, wenn eine Reservierung geändert wird?
Wenn sich die Aufenthaltsdauer einer Reservierung ändert, richtet sich die weitere Bearbeitung nach dem Zahlungsstatus und den eingerichteten Regeln für automatisierte Zahlungen:
Wenn noch keine Zahlungen geplant wurden: Die geänderte Reservierung wird wie eine neue Reservierung behandelt. Sie kann wie eine normale Reservierung eine Regel auslösen.
Wenn Zahlungen bereits geplant wurden: Diese Zahlungen werden storniert. Die geänderte Reservierung wird wie eine neue Reservierung behandelt.
Wenn Zahlungen bereits verarbeitet wurden: Alle weiteren Zahlungen werden storniert, die geänderte Reservierung kann keine Regeln mehr auslösen, und Sie werden per E-Mail benachrichtigt, diese Zahlungen manuell zu verarbeiten.
Wenn die Regel archiviert wurde: Die Regel wird für die geänderte Reservierung nicht ausgelöst.
Werden bei automatisierten Zahlungen auch Extras oder Zusatzleistungen berechnet?
Automatisierte Zahlungen berechnen Extras oder Zusatzleistungen nur, wenn diese zum Zeitpunkt der Buchung in der Reservierung enthalten waren.
Wenn ein Gast nach der Buchung Extras hinzufügt oder diese separat zur Reservierung hinzugefügt werden, sind sie nicht in den automatisierten Zahlungen enthalten. Die Zahlung für diese Extras müssen Sie direkt vom Gast einholen.
Werden bei automatisierten Zahlungen Extras oder Erweiterungen berechnet?
Automatisierte Zahlungen berechnen Extras oder Erweiterungen nur, wenn diese zum Zeitpunkt der Buchung in der Reservierung enthalten waren.
Wenn ein Gast nach der Buchung Extras hinzufügt oder diese separat zur Reservierung hinzugefügt werden, sind sie nicht in den automatisierten Zahlungen enthalten. Sie müssen die Zahlung für diese Extras dann direkt beim Gast einholen.
Was passiert, wenn eine Reservierung storniert wird?
Automatisierte Zahlungen werden genauso behandelt wie bei einer geänderten Reservierung. Die Reservierung kann außerdem keine weiteren Regeln mehr auslösen.
Was passiert, wenn eine Regel für automatisierte Zahlungen archiviert wird?
Wenn eine Regel archiviert wird, bleiben alle geplanten Zahlungen bestehen und werden zum geplanten Zeitpunkt berechnet. Sie können diese geplanten Zahlungen jederzeit stornieren, falls sie nicht mehr benötigt werden.
Archivierte Regeln werden bei neuen Reservierungen nicht ausgelöst. Wenn Sie zu Ihren vorherigen Regeleinstellungen zurückkehren möchten, müssen Sie eine neue Regel erstellen.
Erhalte ich E-Mail-Benachrichtigungen zu automatisierten Zahlungen?
Sie erhalten eine E-Mail, wenn für eine geplante Zahlung manuelles Handeln erforderlich ist, unter anderem in folgenden Fällen:
Eine Karte besteht die Validierung nicht
Eine Zahlung schlägt fehl
Eine Reservierung wird nach der Zahlungsverarbeitung geändert
Eine Reservierung wird nach der Zahlungsverarbeitung storniert
Bei Reservierungen mit virtueller Kreditkarte (VCC) sollten Sie prüfen, ob die Reservierung über automatisierte Zahlungen verarbeitet wurde. Wurde sie nicht verarbeitet, müssen Sie die Zahlung manuell verarbeiten (gehen Sie zu Reservierungen > Reservierung suchen und öffnen > auf Zahlung verarbeiten klicken).
Wie bearbeite ich eine Regel für automatisierte Zahlungen?
Sie können den Namen und die Beschreibung einer Regel bearbeiten, nicht jedoch deren Konfiguration. Um die Konfiguration zu ändern, archivieren Sie die Regel und erstellen Sie eine neue.
Wie lösche ich eine Regel für automatisierte Zahlungen?
Regeln für automatisierte Zahlungen können nicht gelöscht werden. Archivieren Sie sie stattdessen.
Was mache ich, wenn eine automatisierte Zahlung fehlschlägt?
Wenn eine automatisierte Zahlung fehlschlägt, sollten Sie zunächst versuchen, die Zahlung zu wiederholen. Rufen Sie Zahlungen > Automatisierte Zahlungen > Fehlgeschlagene Zahlungen auf, suchen Sie dann nach der Transaktion und wiederholen Sie die Zahlung.
Schlägt die Wiederholung der Zahlung fehl, müssen Sie diese Zahlung manuell verarbeiten.
Kann eine geplante Zahlung storniert werden?
Ja, eine geplante Zahlung kann storniert werden, bevor sie verarbeitet wurde. Rufen Sie Zahlungen > Automatisierte Zahlungen > Geplante Zahlungen auf, um geplante Zahlungen nach dem Datum zu suchen, an dem sie berechnet werden sollen. Anschließend können Sie diese geplanten Zahlungen stornieren.
Kann eine Zahlung verschoben werden?
Ja, eine Zahlung kann auf ein neues Datum verschoben werden. Rufen Sie Zahlungen > Automatisierte Zahlungen > Geplante Zahlungen auf, um nach einer geplanten Zahlung zu suchen – entweder anhand des geplanten Zahlungsdatums oder über die Transaktionsdetails auf der Reservierungsseite. Klicken Sie auf die geplante Zahlung, die Sie ändern möchten, und passen Sie anschließend das Datum entsprechend an.
Werden steuerinklusive oder steuerexklusive Beträge priorisiert?
Automatisierte Zahlungen priorisieren steuerinklusive Beträge. Dies gilt, wenn Reservierungen sowohl steuerinklusive als auch steuerexklusive Beträge enthalten.
Welche Konfigurationen von Direktbuchungsraten verhindern, dass die Rate mit der Funktion „Automatisierte Zahlungen" genutzt werden kann?
Automatisierte Zahlungen können nicht auf eine Direktbuchungsrate angewendet werden, bei der eine der folgenden Einstellungen aktiv ist:
Anzahlung aktiviert: Bei aktivierter Einstellung muss zum Zeitpunkt der Buchung automatisch eine Anzahlung eingezogen werden. Da die Funktion „Automatisierte Zahlungen" eine ähnliche Funktionalität bietet, können beide nicht gemeinsam genutzt werden.
Keine Vorauszahlung zur Sicherung der Buchung erforderlich bzw. Vorauszahlung erforderlich, wenn Gäste erst später anreisen möchten: Bei diesen Einstellungen sind bei der Buchung keine Kartendaten erforderlich, die automatisierte Zahlungen jedoch benötigen.
Wenn für eine Rate bereits eine Regel für automatisierte Zahlungen gilt, können die oben genannten Einstellungen (Anzahlung und erforderliche Vorauszahlung) nicht angewendet werden.
So konfigurieren Sie eine Direktbuchungsrate: Rufen Sie Direktbuchung > Direktbuchungsraten auf, klicken Sie auf den Namen einer beliebigen Direktbuchungsrate und dann im Dropdown-Menü auf Bearbeiten. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen unter Zusätzliche Einstellungen für Direktbuchungen finden.
Kann ich Aufpreise auf automatisierte Zahlungen anwenden?
Nein, automatisierte Zahlungen unterstützen keine Aufpreise.
Automatisierte Zahlungen funktionieren nicht
Wenn automatisierte Zahlungen nicht funktionieren:
Prüfen Sie, ob das Portal unterstützt wird und Kreditkartendaten übermittelt hat.
Stellen Sie sicher, dass SiteMinder Pay aktiviert ist.
Bestätigen Sie, dass die Kartenvalidierung erfolgreich war.
Überprüfen Sie, ob die Regelbedingungen mit der Reservierung übereinstimmen.
Prüfen Sie auf Kompatibilitätsprobleme mit dem Ratenplan.