Wichtige Informationen

Um auf Zahlungen und Eigenschaften zuzugreifen, gehen Sie zu „Zahlungen“
Automatisierte Zahlungen sind nur über SiteMinder Pay verfügbar

Was sind automatisierte Zahlungen und wie funktionieren sie?

Mit automatisierten Zahlungen können Sie Zahlungsregeln so einrichten, dass Gäste automatisch zu verschiedenen Zeiten der Buchungsphase belastet werden. Sie können maximal zwei automatische Gebühren einrichten, die die Gesamtkosten der Buchung ausmachen.

Sie können mehrere Regeln einrichten und diese auf verschiedene Buchungen anwenden. Jede Regel hat Bedingungen, die bestimmen, für welche Buchung sie gilt (z. B. Kartentyp, Ratenpläne und Portale).

Beispiel:

Erstellen Sie eine Regel, die dann gilt, wenn eine Buchung die folgenden Bedingungen erfüllt:

Gängige Kreditkarte
„Doppelzimmer“-Ratenplan
Direktbuchungsportal

Konfigurieren Sie eine Regel, die zwei automatisierte Zahlungen durchführt, sobald sie ausgelöst wird:

Erste Zahlung: am Tage der Anreise für den Betrag der ersten Übernachtung (Anzahlung).
Zweite Zahlung: der Restbetrag am Tag der Abreise.

Welche Buchungsquellen unterstützen automatisierte Zahlungen?

Sie können automatisierte Zahlungen für Buchungen über die folgenden Portale verwenden:

Direktbuchungen
Booking.com
Expedia
Hotelbeds (Hinweis: nicht unterstützt in Luxemburg, Slowenien und der Slowakei)

Hinweis: Manchmal sendet das Portal unserer Plattform möglicherweise nicht die vollständigen Daten der virtuellen Kreditkarte (VCC). Wenn unsere Plattform nicht die vollständigen Daten erhält, kann die Zahlung nicht über automatisierte Zahlungen erfolgen. Sie müssen die Zahlung manuell bearbeiten (gehen Sie zu „Buchungen“, öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf „Zahlung bearbeiten“).

Wie viele automatisierte Zahlungen können für jede Buchung vorgenommen werden?

Es können maximal zwei automatische Zahlungen als Zahlungsregel konfiguriert werden, die auf eine Buchung angewendet werden sollen.

Kann eine Zahlungsregel auf mehrere Ratenpläne angewandt werden?

Nein. Jede Zahlungsregel kann nur auf einen Ratenplan, jedoch auf mehrere Kanäle angewendet werden.

Was passiert, wenn keine Regel auf eine Buchung angewandt wird?

Reservierungen, denen keine automatisierte Zahlungsregel zugeordnet ist, werden nicht automatisch bearbeitet. Sie müssen manuell bearbeitet werden.

Automatisierte Zahlungen unterstützen nur eine begrenzte Auswahl an Portalen. Buchungen, die über andere Portale eingehen, müssen manuell bearbeitet werden.

Welche Zahlungsarten oder Beträge können konfiguriert werden?

Nehmen Sie ausstehende Zahlungen über eine automatisierte Zahlungsregel entgegen:

Vollständiger Betrag: der Gesamtbetrag der Buchung. Eine zweite Zahlung ist nicht erforderlich.
Erste Übernachtung: der Betrag für eine einzige Übernachtung. Die restlichen Nächte werden mit der zweiten Zahlung verrechnet.
Benutzerdefinierter Prozentsatz: ein Prozentsatz des Gesamtbetrags. Der verbleibende Prozentsatz wird in der zweiten Zahlung berechnet.

Die zweite Zahlung ist immer der zusätzliche Betrag, da es sich um den verbleibenden Betrag der Buchung handelt, der bei der ersten Zahlung nicht bezahlt wurde.

Wann können automatisierte Zahlungen in Rechnung gestellt werden?

Automatisierte Zahlungen können wie folgt in Rechnung gestellt werden:

Bei Buchungsbestätigung: wird berechnet, sobald die Buchung bestätigt ist.
Vor dem Check-in – wird eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Check-in-Datum berechnet.Sie können die Anzahl der Tage und die Tageszeit selbst festlegen.
Am Anreisetag: wird zu einer bestimmten Zeit am Tag des Check-ins berechnet.
Am Abreisetag: wird zu einer bestimmten Zeit am Tag des Check-outs berechnet.

Bei Buchungen mit virtueller Kreditkarte sind diese Optionen nicht verfügbar. Die Details der virtuellen Kreditkarte bestimmen den Zeitpunkt der Zahlungsabwicklung (das Aktivierungsdatum) und den zu belastenden Betrag.

Wie funktioniert die Kartenvalidierung?

Bei der Kartenvalidierung wird geprüft, ob die Karte noch gültig ist und ob alle Daten korrekt sind. Wenn für eine Zahlung die Verarbeitung durch automatische Zahlungen geplant ist, wird die Kreditkarte des Gastes automatisch nach erfolgter Buchung validiert.

Wenn die Karte erfolgreich validiert wurde, sehen Sie auf der Seite Reservierungen im Abschnitt Kreditkartendetails ein grünes Banner mit „Karte validiert“.

Nur bei Zahlungen, die über automatisierte Zahlungen abgewickelt werden, wird eine Kartenvalidierung durchgeführt. Wenn die Authentifizierung für Karten von EU-Gästen mit Strong Customer Authentication (SCA)-Anforderungen erforderlich ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Was passiert, wenn die Kartenvalidierung fehlschlägt?

Wenn eine Kreditkarte die Kartenvalidierung nicht besteht:

werden keine automatischen Zahlungen geplant
müssen Sie sich an den Gast wenden, um eine andere Karte anzufordern und die Zahlung manuell durchzuführen.

Wie erkenne ich, ob die Kartenvalidierung fehlschlägt?

Falls die Kartenvalidierung fehlgeschlagen ist:

werden Sie per E-Mail benachrichtigt
sehen Sie unter dem Abschnitt „Kreditkartendetails“ auf der Seite „Reservierungen“ ein rotes Banner „Kartenüberprüfung fehlgeschlagen“

Können automatisierte Zahlungen Gebühren vorautorisieren?

Nein, bei automatisierten Zahlungen können keine Gebühren im Voraus autorisiert werden. Dies muss manuell erfolgen.

Werden frühere Buchungen bearbeitet, wenn ich eine neue Regel erstelle?

Nein, eine neue Regel gilt nicht für frühere Reservierungen, selbst wenn diese der Regel entsprechen. Regeln werden nur durch neue Reservierungen ausgelöst, die die Bedingungen der Regel erfüllen.

Können mehrere Zahlungsregeln für eine einzige Buchung gelten?

Nein, jede Buchung kann nur eine einzige automatisierte Zahlungsregel auslösen. Das liegt daran, dass jede Regel eine eindeutige Kombination aus Rate und Portal verwenden muss.

Wenn eine Regel die Bedingungen einer Buchung erfüllt, wird die Regel ausgelöst.
Wenn eine Regel nicht zutrifft, wird die nächste Regel ausprobiert.

Kann eine Buchung für mehrere Zimmer über automatisierte Zahlungen verarbeitet werden?

Nein, Reservierungen für mehrere Zimmer können nicht über automatisierte Zahlungen verarbeitet werden. Diese müssen manuell verarbeitet werden.

Was passiert, wenn eine Buchung geändert wird?

Wenn eine Buchung geändert wird, wird sie entsprechend dem Zahlungsstatus und den festgelegten Regeln für die automatisierte Zahlung behandelt:

Wenn keine Zahlungen geplant wurden: die geänderte Buchung wird wie eine neue Buchung behandelt. Sie kann wie eine normale Buchung eine Regel auslösen
Wenn Zahlungen geplant wurden: diese Zahlungen werden storniert. Die geänderte Buchung wird wie eine neue Buchung behandelt
Wenn bereits Zahlungen verarbeitet wurden, werden alle weiteren Zahlungen storniert. Die geänderte Buchung kann keine Regeln auslösen und Sie werden per E-Mail benachrichtigt, diese Zahlungen manuell zu verarbeiten
Wenn die Regel archiviert wurde: die Regel wird für die geänderte Buchung nicht ausgelöst

Was passiert, wenn eine Buchung storniert wird?

Wenn eine Reservierung storniert wird, werden zugehörige automatisierte Zahlungen genauso abgewickelt wie bei Änderung einer Reservierung. Darüber hinaus kann die Reservierung keine weiteren Zahlungsregeln auslösen.

Was passiert, wenn eine automatisierte Zahlungsregel archiviert wird?

Wenn eine Regel archiviert ist, bleiben alle geplanten Zahlungen bestehen und werden zum geplanten Zeitpunkt abgebucht. Sie können jede dieser geplanten Zahlungen stornieren, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.

Für neue Buchungen werden keine archivierten Regeln ausgelöst. Wenn Sie zu Ihren vorherigen Regeleinstellungen zurückkehren möchten, müssen Sie eine neue Regel erstellen.

Welche E-Mail-Benachrichtigungen erhalte ich von automatisierten Zahlungen?

Automatisierte Zahlungen werden die meisten Zahlungen automatisch verarbeiten. Sie erhalten jedoch eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie eine manuelle Aufgabe durchführen müssen, z. B. wenn:

die Validierung einer Karte fehlgeschlagen ist
eine Zahlung fehlgeschlagen ist
eine Buchung geändert wird, nachdem eine Zahlung abgewickelt wurde
eine Buchung storniert wird, nachdem eine Zahlung verarbeitet wurde

Bei Buchungen mit virtuellen Kreditkarten (VCC) sollten Sie prüfen, ob die Buchung über automatisierte Zahlungen abgewickelt wurde. Wenn die Zahlung nicht abgewickelt wurde, müssen Sie den Vorgang manuell ausführen (gehen Sie zu „Buchungen“, öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf „Zahlung bearbeiten“).

Wie bearbeite ich eine automatisierte Zahlungsregel?

Die Namen und Beschreibungen der bestehenden automatisierten Zahlungsregeln können bearbeitet werden. Die Konfiguration der Regel kann jedoch nicht bearbeitet werden. Stattdessen sollte die Regel archiviert und eine neue Regel erstellt werden.

Wie lösche ich eine automatisierte Zahlungsregel?

Automatisierte Zahlungsregeln können nicht gelöscht werden. Archivieren Sie sie stattdessen.

Was soll ich tun, wenn eine Zahlung fehlschlägt?

Wenn eine Zahlung fehlschlägt, sollten Sie die Zahlung zunächst erneut versuchen. Gehen Sie dafür zu Zahlungen > Automatisierte Zahlungen > Fehlgeschlagene Zahlungen. Suchen Sie dann nach der Transaktion und versuchen Sie es erneut.

Wenn der erneute Versuch der Zahlung fehlschlägt, müssen Sie diese Zahlung manuell verarbeiten.

Kann eine geplante Zahlung storniert werden?

Ja, eine geplante Zahlung kann storniert werden, bevor sie verarbeitet wurde. Gehen Sie zu Zahlungen > Automatisierte Zahlungen > Geplante Zahlungen, um nach geplanten Zahlungen nach dem Datum zu suchen, an dem sie eingezogen werden sollen. Sie können dann jede dieser geplanten Zahlungen stornieren.

Kann für eine Zahlung ein neuer Zeitpunkt festgelegt werden?

Ja, eine Zahlung kann auf einen neuen Zeitpunkt festgelegt werden. Gehen Sie zu Zahlungen > Automatisierte Zahlungen > Geplante Zahlungen, um nach einer geplanten Zahlung zu suchen. Sie können dabei entweder nach dem Datum, an dem sie berechnet werden soll, oder innerhalb der Transaktionsdaten auf der Seite „Buchungen“ suchen. Klicken Sie auf die geplante Zahlung, die Sie ändern möchten, und ändern Sie dann das Datum.

Werden Beträge inkl. oder exkl. Steuern vorrangig behandelt?

Automatisierte Zahlungen priorisieren Beträge einschließlich Steuern. Dies geschieht, wenn Reservierungen Beträge enthalten, die sowohl inklusive als auch exklusive Steuern sind.

Welche Ratenkonfigurationen für Direktbuchungen verhindern, dass automatisierte Zahlungen aktiviert werden können?

Automatisierte Zahlungen können nicht auf alle Raten, die für Direktbuchungen konfiguriert sind, angewendet werden. Dies gilt für alle Raten, die eine der folgenden Konfigurationen enthalten.

Anzahlung ist aktiviert: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, muss eine Anzahlung zum Zeitpunkt der Buchung automatisch eingezogen werden. Da automatisierte Zahlungen jedoch eine ähnliche Funktionalität beinhalten, können sie nicht gemeinsam angewendet werden
Bestimmte Einstellungen der Buchungsrichtlinien: Für Buchungen mit den Einstellungen Eine Vorauszahlung ist nicht erforderlich, um die Buchung zu sichern und Vorauszahlung erforderlich, wenn Gäste später einchecken möchten sind Gäste nicht dazu verpflichtet, ihre Kreditkartendaten anzugeben. Da dies für automatisierte Zahlungen erforderlich ist, kann die Funktion nicht auf solche Raten angewendet werden

Wenn bereits eine Regel für automatisierte Zahlungen auf den Ratenplan angewendet wird, können diese Konfigurationen nicht ausgewählt werden.

Sie können eine Direktbuchung konfigurieren, indem Sie zu Direktbuchung > Direktbuchungsraten gehen und auf den Namen einer Direktbuchungsrate klicken. Wählen Sie dann im Drop-down-Menü „Bearbeiten“ aus. Ein neues Fenster wird geöffnet, wo Sie die entsprechenden Einstellungen unter „Zusätzliche Direktbuchungskontrollen“ finden können.