Pour gérer une réservation, accédez à la page Réservations.
Modifier ou annuler une réservation
Sur notre plateforme, vous ne pouvez modifier ou annuler que les réservations ayant été effectuées avec votre moteur de réservation.
Les réservations effectuées par l'intermédiaire de vos canaux connectés doivent être modifiées ou annulées directement sur les extranets des canaux concernés. Contactez les équipes d'assistance de vos canaux pour obtenir de l'aide.
Anonymiser une réservation
Remarque :
Seuls les utilisateurs dotés du statut Administrateur peuvent anonymiser les réservations.
Les réservations dont les dates de séjour se situent dans le futur ne peuvent pas être anonymisées car les données sont nécessaires au traitement de la réservation à venir.
L'option Anonymiser la réservation permet de supprimer toutes les données à caractère personnel dès lors qu'elles ne sont plus requises. Cela garantit la conformité aux lois de protection des données, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD).
À propos du RGPD :
L'Union européenne (UE) a approuvé le règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, afin de contrôler la manière dont les entreprises et autres organisations traitent les données personnelles.
Le RGPD est un texte réglementaire qui encadre la collecte et le traitement des données à caractère personnel sur tout le territoire de l'UE.
Cette loi établit des règles visant à protéger les données des citoyens de l'UE à travers le monde.
Sa juridiction est mondiale, ce qui signifie que même si votre établissement n'est pas situé dans l'Union européenne, la réglementation s'appliquera dès lors qu'une personne européenne ou résidant dans l'UE visitera votre site web. Cela signifie qu'il est fort probable que des membres de ces pays puissent accéder à votre site web.
Il est fortement conseillé d'en prendre connaissance. Si vous ne vous y conformez pas, vous risquez une amende. Pour plus d'informations, consultez le site web du RGPD.
Lorsque vous rendez une réservation anonyme, toutes les informations relatives au client marquées comme données à caractère personnel seront supprimées de manière définitive et seront par la suite irrécupérables. Les détails de la réservation (type de chambre, montant total, suppléments, etc.) seront conservés sur notre plateforme pour la création de rapports.
Pour rendre une réservation anonyme, suivez les étapes ci-dessous :
Rendez-vous sur la page Réservations.
Suivez les instructions de l'article « Voir une réservation » pour trouver et ouvrir la réservation souhaitée.
Cliquez sur les trois points (...) et choisissez l'option Anonymiser la réservation.
Confirmez votre choix. Après cela, l'opération apparaîtra dans la section Historique de la réservation et indiquera :
La date et l'heure à laquelle la réservation a été rendue anonyme.
L'utilisateur qui a rendu la réservation anonyme.
En plus de l'option Anonymiser la réservation et conformément au RGPD, les données à caractère personnel des clients sont également masquées automatiquement 180 jours après la date de départ du client.
Envoyer au client un e-mail contenant les détails de sa réservation
Vous ne pouvez envoyer les détails d'une réservation par e-mail à partir de notre plateforme que pour les réservations effectuées avec notre moteur de réservation directe. Pour les réservations effectuées sur un canal de distribution, vous devez renvoyer la confirmation de réservation au client à partir de l'extranet du canal. Si vous avez besoin d'aide, contactez l'assistance du canal.
Pour envoyer au client un e-mail contenant les détails de sa réservation, suivez les étapes ci-dessous :
Rendez-vous sur la page Réservations.
Trouvez la réservation souhaitée et ouvrez-la.
Cliquez sur les trois points (...) et choisissez l'option Renvoyer la confirmation de réservation au client. Un e-mail contenant la confirmation de la réservation sera envoyé à l'adresse e-mail principale du client.
Imprimer les détails de la réservation
Pour imprimer les détails de la réservation, suivez les étapes ci-dessous :
Rendez-vous sur la page Réservations.
Suivez l'article pour trouver la réservation souhaitée et l'ouvrir.
Cliquez sur les trois points (...) et choisissez l'option Imprimer les détails de la réservation. Indiquez toutes les informations requises pour l'impression.
Les documents au format PDF peuvent être enregistrés et imprimés par la suite si nécessaire. Conservez les réservations au format PDF dans un endroit sûr afin de protéger les données de vos clients. Pour plus d'informations, consultez le site web du RGPD.
Marquer une réservation comme une non-présentation
Cette fonction n'est disponible que pour les réservations directes effectuées avec Demand Plus.
Lorsque vos clients (pour les réservations effectuées avec Demand Plus) ne se présentent dans votre établissement à aucune de leurs dates de séjour et que la réservation n'a pas été annulée, vous devez marquer la réservation comme non-présentation afin d'éviter qu'elle n'entraîne des frais de commission.
Avant de marquer une réservation comme une non-présentation, il est recommandé de contacter d'abord le client pour confirmer qu'il ne viendra pas.
Pour marquer une réservation comme non-présentation, suivez les étapes ci-dessous :
Rendez-vous sur la page Réservations.
Suivez l'article pour trouver la réservation souhaitée et l'ouvrir.
Cliquez sur les trois points (...) et choisissez l'option Marquer comme une non-présentation. Confirmez votre choix.
Réservations non confirmées
Les réservations effectuées avec votre moteur de réservation peuvent être créées avec le statut Non confirmé si un problème est survenu au cours du processus de paiement.
Si vous avez des réservations non confirmées dans votre moteur de réservation, nous vous en informerons sur le tableau de bord de la plateforme SiteMinder :
Accédez à votre tableau de bord.
Sous Statut de l'établissement, cliquez sur Réservations non confirmées nécessitant une action.
En haut de la page Réservations, vous verrez un message indiquant les réservations qui nécessitent une action de votre part. Cliquez sur Voir.
Vérifiez votre passerelle de paiement pour voir si le paiement a été reçu et si vous avez encore des chambres disponibles pour honorer la réservation.
Si vous avez reçu le paiement, vérifiez que vous avez encore des chambres disponibles pour honorer la réservation. Si c'est le cas, cochez la réservation et cliquez sur Actions > Confirmer la réservation.
Si vous n'avez pas reçu le paiement ou que vous n'avez plus de chambres disponibles pour honorer la réservation, vous devez annuler cette dernière. Cochez la réservation et cliquez sur Actions > Annuler la réservation. La réservation sera supprimée de manière définitive.
Remarque :
Le fait de marquer la réservation comme étant confirmée ne réduit pas nécessairement l'inventaire. Vérifiez la disponibilité des chambres avant et après avoir confirmé la réservation.
Notre moteur de réservation n'enverra pas d'e-mail de notification au client lorsqu'une réservation n'est pas confirmée (en cas de problème lors du processus de paiement). Si vous marquez la réservation non confirmée comme étant confirmée, le client recevra alors un e-mail de confirmation concernant sa réservation.