💡 Remarques importantes :
Pour gérer vos réservations, connectez-vous à la plateforme, puis rendez-vous dans Réservations.
Dans un souci de protection des données, les données à caractère personnel des clients sont masquées 180 jours après leur départ.
L'expression « systèmes connectés » fait référence aux systèmes de gestion hôtelière (PMS), de réservation centralisés (CRS) ou de gestion de revenus (RMS).
Présentation de la fonctionnalité Réservations
La fonctionnalité Réservations permet à la plateforme de gérer votre inventaire efficacement. Lorsqu'une réservation est effectuée, les disponibilités de la chambre sont automatiquement ajustées et transmises à l'ensemble de vos canaux connectés (à condition qu'ils soient mappés et activés), réduisant ainsi les risques de surréservation.
La fonctionnalité Réservations comprend les informations suivantes :
Informations de paiement des clients : cette catégorie comprend toutes les données de carte de crédit des clients, à l'exception du code de sécurité (CVC, etc.), qui est envoyé séparément à l'adresse e-mail indiquée dans Paramètres du canal pour chaque canal. Seuls les utilisateurs dotés de droits d'accès pourront consulter ces informations.
Consentement aux e-mails promotionnels : cette catégorie concerne uniquement les réservations effectuées par le biais de votre moteur de réservation directe. Vous pouvez utiliser l'adresse e-mail des personnes ayant donné leur accord dans le cadre de vos stratégies de marketing. En revanche, vous ne devez pas envoyer d'e-mails promotionnels aux personnes n'ayant pas donné leur accord, car cela va à l'encontre du RGPD et votre établissement pourrait avoir à payer une amende en cas de signalement.
💡 Remarque :
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un ensemble de lois relatives à la protection des données qui s'applique à tous les citoyens européens, quel que soit leur lieu de résidence, ainsi qu'aux résidents de l'Union européenne. Son champ d'application est mondial. Vous devez vous y conformer afin d'éviter toute amende.
La plateforme enregistre les réservations provenant de vos canaux connectés et de votre moteur de réservation directe, mais pas les réservations effectuées par des clients se présentant en personne ou appelant votre établissement directement (à moins que vous ne les ayez créées manuellement sur un canal ou votre moteur de réservation directe). Les réservations en personne et les appels directs sont la cause la plus fréquente de surréservation due à une erreur humaine.
Consulter vos réservations
Pour consulter vos réservations, rendez-vous sur la page Réservations.
Filtres de recherche
Vous pouvez utiliser différents filtres de recherche pour trouver une réservation :
Référence de réservation : recherchez en fonction d'un numéro de réservation spécifique.
Nom du client : recherchez en fonction du nom de famille du client.
Sélection des dates : recherchez par période ou double-cliquez sur une date spécifique pour sélectionner un jour particulier.
Icône Plus de filtres : ouvrez le menu pour afficher d'autres filtres :
Type de date : utilisez cette option pour effectuer votre recherche en fonction de la date de réservation, d'arrivée ou de départ.
Canaux : sélectionnez un canal parmi la liste de vos canaux connectés.
Statut de la réservation : ouvrez le menu pour choisir entre les statuts Réservée, Modifiée ou Annulée.
Statut de transmission de la réservation : ouvrez le menu pour choisir entre les statuts En attente, Transmise, ou Échec de l'opération.
Icône Effacer tous les filtres : utilisez cette option pour effacer tous les critères de recherche récents.
Rechercher : utilisez le bouton Rechercher pour rechercher des réservations en fonction des critères sélectionnés.
💡 Si vous ne trouvez pas une réservation, il se peut qu'elle n'ait pas encore été transmise à votre plateforme par le canal. Si le canal est activé dans votre plateforme et qu'aucune erreur de type Connexion au canal interrompue n'apparaît sur votre tableau de bord, contactez l'assistance de votre canal afin de vérifier pourquoi la transmission de la réservation a échoué.
Parcourir vos résultats
Une fois la recherche effectuée, vos réservations s'afficheront dans un tableau.
Boutons de navigation
Afficher/masquer les colonnes : affichez ou masquez n'importe quelle colonne, à l'exception de la colonne Référence de réservation, qui est obligatoire.
Réorganiser : modifiez la façon dont les réservations sont affichées.
10 par page : affichez davantage de résultats par page (jusqu'à 100 par page). Si vos critères de recherche produisent trop de résultats, seuls les 10 premiers seront affichés par défaut.
< (flèche gauche) : revenez en arrière dans les résultats.
> (flèche droite) : avancez dans les résultats.
Télécharger au format CSV : téléchargez vos résultats, en choisissant entre :
Récapitulatif de la réservation : cette option permet de télécharger un fichier au format CSV contenant toutes les informations envoyées avec la réservation.
Rapport de séjour : cette option permet de télécharger un fichier au format CSV contenant uniquement des informations de base pour le ménage et les arrivées.
Grille des réservations
Référence de réservation : le numéro unique permettant d'identifier la réservation, également appelé « numéro de réservation » ou « numéro de confirmation ».
Noms des clients : les noms et prénoms des clients. Lorsque plusieurs clients figurent sur une réservation, passez la souris sur l'icône en forme de plus pour afficher les autres noms. Conformément au RGPD, les noms des clients sont masqués 180 jours après leur départ.
Arrivée : la date d'arrivée du client.
Départ : la date de départ du client.
Canal : le nom du canal sur lequel la réservation a été créée.
Chambre : le nombre de chambres réservées et le nom du type de chambre.
Date de réservation : la date à laquelle le client a effectué la réservation.
Statut de la réservation : le statut actuel de la réservation (Confirmée, Modifiée, Annulée).
Icônes « occupants » : le nombre d'adultes, d'enfants et de bébés inclus dans la réservation.
Prix total : la devise utilisée au moment de la réservation et le montant total de la réservation.
Statut de transmission : le statut de transmission de la réservation aux systèmes connectés (Transmise, En attente, Échec de l'opération). Si vous n'avez pas de systèmes connectés, le champ affichera un tiret (-).
Dernière transmission : la date et l'heure de la dernière tentative de transmission de la réservation à vos systèmes connectés. Si vous n'avez pas de systèmes connectés, le champ affichera un tiret (-).
Garantie : affiche uniquement les informations relatives aux réservations directes. Si la réservation a été effectuée par le biais d'un canal, le champ affichera un tiret (-).
Oui : réservation garantie, payée par carte afin de bloquer la chambre, quelle que soit l'heure d'arrivée.
Non : réservation non garantie, effectuée sans carte et maintenue par l'établissement jusqu'à une certaine heure le jour de l'arrivée.