💡 Remarques importantes :
Les informations contenues dans cet article ne sont valables que pour la réservation directe. Vous devriez pouvoir configurer les conditions d'annulation et de modification pour les autres canaux via leur extranet.
Pour commencer, rendez-vous sur Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Paramètres d'annulation de l'établissement
Les paramètres d'annulation de l'établissement comprennent les conditions et les pénalités qui s'appliquent à tous les tarifs de chambre, à l'exception de ceux qui ont leurs propres « paramètres d'annulation de chambre ».
Configurer les conditions d'annulation de l'établissement
Accédez à Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Sous Paramètres d'annulation de l'établissement, cliquez sur le bouton Modifier (icône en forme de crayon).
Configurez les paramètres suivants :
Permettre au client d'annuler : lorsqu'il est activé, ce paramètre permet aux clients d'annuler ou de modifier leurs réservations, à condition que le tarif de chambre réservé permette également l'annulation par le client. (Si vous activez ce paramètre, assurez-vous d'ajouter des « conditions d'annulation de l'établissement ».)
Conditions d'annulation de l'établissement : ce paramètre vous permet de saisir les conditions de votre établissement en matière d'annulation et de modification des réservations directes, qui, une fois créées, seront visibles par les clients aux endroits suivants :
sur la page (et dans l'e-mail) de confirmation de la réservation du client,
dans les détails de chaque tarif de chambre,
dans l'onglet Condition de votre moteur de réservation directe.
Pénalités d'annulation de l'établissement : avec ce paramètre, vous pouvez définir des règles spécifiques concernant le moment où les clients peuvent annuler ou modifier leur réservation et les pénalités qui peuvent s'appliquer. Remarque : les pénalités ne doivent pas être supérieures au montant payé par le client pour sa réservation.
Cliquez sur Publier les modifications.
💡 Conseils sur les conditions d'annulation :
Vous devez informer les clients qui réservent via votre moteur de réservation directe de la possibilité de payer des frais s'ils annulent ou modifient une réservation.
Vous pouvez définir des règles pour lesquelles les tarifs sont remboursables ou non remboursables.
Vous pouvez également spécifier des pénalités en fonction de la proximité de l'annulation par rapport à la date d'arrivée.
Vous pouvez inclure des informations saisonnières concernant les annulations et les modifications (par exemple, certaines saisons peuvent être plus flexibles que d'autres).
Configurer les pénalités d'annulation de l'établissement
Accédez à Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Sous Paramètres d'annulation de l'établissement, cliquez sur le bouton Modifier (icône en forme de crayon).
Sous Pénalités d'annulation de l'établissement, cliquez sur Ajouter une pénalité d'annulation.
Configurer la pénalité d'annulation :
Pénalité par défaut ou Sélectionner des dates : si le paramètre « Pénalité par défaut » est activé, une pénalité s'applique à toutes les dates, tandis que le paramètre « Sélectionner des dates » vous permet de choisir des dates spécifiques.
Nombre de jours avant l'arrivée et Pénalité : il s'agit d'une seule « règle ». Une règle détermine la pénalité d'annulation pour un nombre donné de jours avant la date d'arrivée. Exemple : 14 jours avant la date d'arrivée, facturez une pénalité de 30 %.
Plusieurs types de pénalités peuvent être appliquées :
Montant fixe : facturez un montant de pénalité fixe. Exemple : 20 EUR
Montant total : facturez le coût total de la réservation.
Première nuitée : facturez le coût de la première nuitée de la réservation.
Pourcentage : facturez un pourcentage du coût total de la réservation. Exemple : 30 %
Pas de pénalité : ne facturez aucune pénalité.
Pour ajouter plusieurs règles, cliquez sur Ajouter une règle. Pour supprimer une règle, cliquez sur l'icône de corbeille se trouvant à côté d'une règle. Plusieurs règles peuvent être utilisées pour augmenter la pénalité en cas d'annulation plus proche de la date d'arrivée. Exemple : 14 jours avant la date d'arrivée, facturez une pénalité de 30 %, et sept jours avant la date d'arrivée, facturez une pénalité correspondant au montant total.
Ajoutez plusieurs pénalités d'annulation, si nécessaire. (Ceci peut être utilisé pour programmer différentes pénalités d'annulation pour différentes dates.)
Cliquez sur Publier les modifications.
💡 Remarque :
Votre établissement ne peut avoir qu'une seule pénalité par défaut, qui s'applique aux jours sans pénalité définie. Si vous ajoutez des pénalités spécifiques à une date, elles remplaceront la pénalité par défaut les jours où elles sont actives.
Il ne peut y avoir deux pénalités dont les dates se chevauchent au niveau des pénalités d'annulation de l'établissement. Vous pouvez toutefois ajouter plusieurs règles à une seule pénalité pour des mêmes dates.
Paramètres d'annulation de chambre
Ces conditions et pénalités s'appliquent à des tarifs de chambre spécifiques. Ils remplacent également les « paramètres d'annulation de l'établissement ».
Configurer les conditions et les pénalités d'annulation de chambre
Accédez à Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Sous Paramètres d'annulation de chambre, accédez au tarif de chambre que vous souhaitez configurer, cliquez sur la flèche vers le bas, puis sur le bouton Actions (...) et sélectionnez Modifier les paramètres d'annulation.
Les conditions d'annulation de chambre et les pénalités d'annulation de chambre peuvent être configurées de la même manière que les paramètres d'annulation de l'établissement.
Cliquez sur Publier les modifications.
💡 Remarque :
Les clients pourront modifier et annuler eux-mêmes les réservations uniquement si le paramètre Permettre au client d'annuler est activé à la fois au niveau de l'établissement et du tarif de chambre.
Toutes les pénalités définies au niveau du tarif de chambre sont spécifiques à une date. Si vous souhaitez qu'une pénalité s'applique en permanence à un tarif de chambre spécifique, vous pouvez sélectionner une très longue plage de dates.
Attribuer des paramètres d'annulation de chambre
Le paramètre Attribuer les paramètres d'annulation vous permet de copier les paramètres d'annulation (notamment les conditions et pénalités d'annulation) d'un tarif de chambre à un ou plusieurs autres. Lorsque vous attribuez les mêmes paramètres d'annulation à plusieurs tarifs de chambre, cela vous permet de les remplacer rapidement.
Accédez à Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Sous Paramètres d'annulation de chambre, accédez au tarif de chambre dont vous souhaitez copier les paramètres d'annulation vers d'autres tarifs de chambre, puis cliquez sur la flèche vers le bas.
Cliquez sur le bouton avec les points de suspension (...) à côté du tarif de chambre, puis sur Attribuer les paramètres d'annulation.
Sélectionnez les tarifs de chambre vers lesquels vous souhaitez copier les paramètres d'annulation.
Cliquez sur Enregistrer. Les tarifs de chambre que vous avez sélectionnés appliqueront désormais les mêmes paramètres d'annulation que le tarif de chambre à partir duquel vous les avez copiés.