Was ist ein Vorausbuchungszeitraum?
Ein Vorausbuchungszeitraum ist die minimale Anzahl an Tagen vor dem Check-in, zu der ein Gast eine Buchung vornehmen kann, zum Beispiel mindestens 7 oder 30 Tage im Voraus. Er kann von 1 bis 180 Tagen festgelegt werden.
Wenn der Vorausbuchungszeitraum festgelegt ist, wird er automatisch an Ihre verbundenen Portale als Sperrdaten gesendet und blockiert alle Buchungen, die in diesen Zeitraum fallen.
Ein Vorausbuchungszeitraum ist auch als „Advance Purchase“-Einschränkung oder „Mindestvorlaufzeit für Reservierungen“ bekannt.
Vorausbuchungszeitraum vs. Sperrdaten
Vorausbuchungszeitraum: Verhindert Buchungen innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen vor der Anreise. Das Zimmer bleibt für Buchungen außerhalb dieses Zeitraums im Voraus verfügbar.
Sperrdaten: Schließen bestimmte Daten vollständig. Für diese Daten sind überhaupt keine Buchungen möglich.
Beispiele, wann ein Vorausbuchungszeitraum sinnvoll ist
Frühbucherrabatte: ein nicht erstattungsfähiger oder „Early-Bird“-Tarif, der eine bestimmte Anzahl an Tagen im Voraus gebucht werden muss, zum Beispiel mindestens 30 Tage vor dem Check-in.
Keine Buchungen am selben Tag oder Last-Minute-Buchungen: Sie akzeptieren keine Buchungen am selben Tag oder sehr kurzfristige Reservierungen.
Vorbereitungszeit für Anreisen: Sie benötigen eine bestimmte Anzahl von Tagen, um sich auf Gäste vorzubereiten.
Um Buchungen am selben Tag zu stoppen, setzen Sie den Vorausbuchungszeitraum auf 1 (Gäste müssen mindestens 1 Tag im Voraus buchen). Alternativ lassen Sie den Vorausbuchungszeitraum leer und steuern die Buchungsfrist für denselben Tag im Extranet des Portals.
Für Direktbuchungs-Raten können Sie außerdem eine Buchungsfrist am selben Tag in den Direktbuchungs-Einstellungen der Rate festlegen.
So legen Sie einen Vorausbuchungszeitraum fest
Legen Sie einen Vorausbuchungszeitraum (Mindestvorlaufzeit für Reservierungen) für einen Ratenplan fest:
Gehen Sie zu Zimmer und Raten > Ratenpläne.
Suchen Sie Ihren Ratenplan und klicken Sie auf Bearbeiten, oder erstellen Sie einen neuen Ratenplan.
Geben Sie im Feld Vorausbuchungszeitraum eine Zahl von 1–180 Tagen ein. Geben Sie zum Beispiel „7“ ein, wenn Gäste mindestens 7 Tage im Voraus buchen müssen.
Klicken Sie auf Speichern.
Vorausbuchungszeiträume für bestimmte Raten überschreiben
Sie können den Vorausbuchungszeitraum für einzelne Zimmerraten oder Portalraten mit dem Schloss-Symbol überschreiben:
Gehen Sie zu Zimmer und Raten.
Suchen Sie die betreffende Zimmerrate oder Portalrate.
Klicken Sie im Feld Vorausbuchungszeitraum auf das Schloss-Symbol.
Geben Sie den neuen Wert ein, um die Einstellung des Ratenplans zu überschreiben.
Klicken Sie auf Speichern.
Wie der Vorausbuchungszeitraum an verbundene Portale gesendet wird
Sobald der Vorausbuchungszeitraum auf Ratenplan-Ebene festgelegt ist, gilt er automatisch für alle zugehörigen Zimmerraten. Er erscheint als Sperrdaten in Ihrem Bestandsraster und wird an alle verbundenen Portale gesendet, die das Empfangen von Sperrdaten unterstützen.
So funktioniert es:
Legen Sie den Vorausbuchungszeitraum im Ratenplan fest.
Mit jedem Tag, der vergeht, werden alle Daten, die in diesen Zeitraum fallen, auf Sperrdaten gesetzt. Gäste können also nur Daten buchen, die noch weit genug in der Zukunft liegen.
Der Vorausbuchungszeitraum wird in Ihrem Bestandsraster als Sperrdaten angezeigt.
Die Sperrdaten werden automatisch an jedes verbundene Portal gesendet, sofern diese Portalrate aktiviert ist und das Empfangen von Sperrdaten unterstützt.
So sehen Sie Vorausbuchungszeiträume in Ihrem Bestand
Sie können in Ihrem Bestandsraster einsehen, welche Daten von einem Vorausbuchungszeitraum betroffen sind, aber Sie können die Einstellung dort nicht bearbeiten oder ändern.
Gehen Sie zu Vertrieb > Bestand.
Raten innerhalb des Vorausbuchungszeitraums sind orange hervorgehoben (ähnlich wie bei Sperrdaten).
Dies zeigt an, dass die Rate aufgrund der Vorausbuchungs-Einschränkung derzeit nicht buchbar ist.
Kann ich den Vorausbuchungszeitraum nur für bestimmte Daten entfernen?
Nein, Sie können die Einschränkung des Vorausbuchungszeitraums nicht für einzelne Daten aufheben. Der Vorausbuchungszeitraum gilt immer für alle Daten dieses Ratenplans bzw. dieser Zimmerrate.
Wenn Sie Buchungen am selben Tag oder Buchungen innerhalb Ihres Vorausbuchungszeitraums akzeptieren müssen:
Option 1: Lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer, wenn Sie für alle Daten dieses Ratenplans bzw. dieser Zimmerrate Buchungen am selben Tag akzeptieren möchten.
Option 2: Erstellen Sie eine separate Zimmerrate ohne Einschränkungen beim Vorausbuchungszeitraum. So bleiben Sie flexibel für Last-Minute-Buchungen:
Erstellen Sie eine doppelte Zimmerrate.
Lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer.
Ordnen Sie diese neue Rate Ihren Portalen zu.
Nutzen Sie diese Rate für Zeiträume, in denen Sie Last-Minute-Buchungen akzeptieren möchten.
Öffnen oder schließen Sie diese Rate bei Bedarf in Ihrem Bestand.
Beispielszenario: Wenn Ihr Vorausbuchungszeitraum auf „1“ gesetzt ist, Sie die Verfügbarkeit für heute aber öffnen möchten, benötigen Sie eine separate Zimmerrate ohne Vorausbuchungs-Einschränkung.