Was ist ein Vorausbuchungszeitraum?
Ein Vorausbuchungszeitraum legt fest, wie viele Tage vor der Anreise ein Gast mindestens buchen muss, zum Beispiel mindestens 7 oder 30 Tage im Voraus. Sie können einen Vorausbuchungszeitraum von 1 bis 180 Tagen festlegen.
Sobald er festgelegt ist, wird der Vorausbuchungszeitraum automatisch als Sperrdaten an Ihre verbundenen Portale gesendet. Dadurch wird jede Buchung blockiert, die in den Vorausbuchungszeitraum fällt.
Ein Vorausbuchungszeitraum wird auch als Einschränkung für „Frühbuchung“ oder als Einschränkung der „Mindestvorlaufzeit für Buchungen“ bezeichnet.
Vorausbuchungszeitraum im Vergleich zu Sperrdaten
Vorausbuchungszeitraum: Verhindert Buchungen, die weniger als eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Anreise erfolgen. Das Zimmer bleibt für Buchungen außerhalb des Vorausbuchungszeitraums verfügbar.
Sperrdaten: Schließen bestimmte Daten vollständig. Für diese Daten sind keine Buchungen möglich.
Beispiele für den Einsatz eines Vorausbuchungszeitraums
Rabatte für Frühbuchungen: eine nicht erstattungsfähige Rate oder eine Frühbucherrate, die eine bestimmte Anzahl von Tagen im Voraus gebucht werden muss, zum Beispiel mindestens 30 Tage vor der Anreise.
Keine Buchungen am selben Tag oder kurzfristig: Sie nehmen keine Buchungen am Anreisetag oder mit kurzer Vorlaufzeit an.
Vorbereitungszeit für Anreisen: Sie benötigen eine bestimmte Anzahl von Tagen, um sich auf Ihre Gäste vorzubereiten.
Um Buchungen am selben Tag zu verhindern, legen Sie Ihren Vorausbuchungszeitraum auf 1 fest (Gäste müssen mindestens 1 Tag im Voraus buchen). Alternativ lassen Sie den Vorausbuchungszeitraum leer und steuern die Annahmeschlusszeit für den selben Tag im Extranet des Portals.
Für Raten für Direktbuchungen können Sie zusätzlich eine Annahmeschlusszeit für den selben Tag in der Steuerung für Direktbuchungen der jeweiligen Rate festlegen.
So legen Sie einen Vorausbuchungszeitraum fest
Ein Vorausbuchungszeitraum wird auf Ebene des Ratenplans festgelegt. Er gilt für jede Zimmerrate und jedes verbundene Portal in diesem Ratenplan. Sie können ihn daher nicht nur für ein einzelnes Portal oder eine einzelne Online-Reiseagentur (OTA) festlegen.
So legen Sie einen Vorausbuchungszeitraum (Einschränkung der Mindestvorlaufzeit für Buchungen) für einen Ratenplan fest:
Gehen Sie zu Zimmer und Raten > Ratenpläne.
Suchen Sie Ihren Ratenplan und klicken Sie auf Bearbeiten, oder erstellen Sie einen neuen Ratenplan.
Geben Sie im Feld Vorausbuchungszeitraum eine Zahl von 1 bis 180 Tagen ein. Geben Sie zum Beispiel „7“ ein, wenn Gäste mindestens 7 Tage im Voraus buchen müssen.
Klicken Sie auf Speichern.
Vorausbuchungszeiträume für bestimmte Raten überschreiben
Sie können den Vorausbuchungszeitraum für einzelne Zimmerraten oder Portalraten über das Schloss-Symbol überschreiben:
Gehen Sie zu Zimmer und Raten.
Suchen Sie die jeweilige Zimmerrate oder Portalrate.
Klicken Sie im Feld Vorausbuchungszeitraum auf das Schloss-Symbol.
Geben Sie den neuen Wert ein, um die Einstellung des Ratenplans zu überschreiben.
Klicken Sie auf Speichern.
So wird der Vorausbuchungszeitraum an verbundene Portale gesendet
Sobald der Vorausbuchungszeitraum auf Ebene des Ratenplans festgelegt ist, gilt er automatisch für alle zugehörigen Zimmerraten. Er wird in Ihrem Bestand-Feld als Sperrdaten angezeigt und an jedes verbundene Portal gesendet, das den Empfang von Sperrdaten unterstützt.
So funktioniert es:
Legen Sie den Vorausbuchungszeitraum im Ratenplan fest.
Mit jedem Tag, der vergeht, wird jedes Datum, das in Ihren Vorausbuchungszeitraum fällt, als Sperrdatum gesetzt. So können Gäste nur Daten buchen, die weit genug in der Zukunft liegen.
Der Vorausbuchungszeitraum wird in Ihrem Bestand-Feld als Sperrdaten angezeigt.
Die Sperrdaten werden automatisch an jedes verbundene Portal gesendet, sofern die Portalrate aktiviert ist und das Portal den Empfang von Sperrdaten unterstützt.
Kann ich einen Vorausbuchungszeitraum nur für ein Portal oder eine OTA festlegen?
Nein, Sie können einen Vorausbuchungszeitraum nicht für ein einzelnes Portal oder eine einzelne OTA festlegen. Ein Vorausbuchungszeitraum wird auf Ebene des Ratenplans festgelegt und gilt für alle Portale und Online-Reiseagenturen, die mit diesem Ratenplan verbunden sind.
So sehen Sie Vorausbuchungszeiträume in Ihrem Bestand
Im Bestand-Feld sehen Sie, welche Daten von einem Vorausbuchungszeitraum betroffen sind. Die Einstellung für den Vorausbuchungszeitraum können Sie im Bestand-Feld jedoch nicht aktualisieren oder ändern.
Gehen Sie zu Vertrieb > Bestand.
Raten innerhalb des Vorausbuchungszeitraums sind orange hervorgehoben (ähnlich wie Sperrdaten).
Das bedeutet, dass die Rate aufgrund der Einschränkung für die Vorausbuchung derzeit nicht gebucht werden kann.
Kann ich den Vorausbuchungszeitraum nur für bestimmte Daten entfernen?
Nein, Sie können die Einschränkung durch den Vorausbuchungszeitraum nicht für einzelne Daten aufheben. Der Vorausbuchungszeitraum gilt für alle Daten dieses Ratenplans bzw. dieser Zimmerrate.
Wenn Sie Buchungen am selben Tag oder innerhalb Ihres Vorausbuchungszeitraums annehmen möchten:
Option 1: Lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer, wenn Sie für alle Daten dieses Ratenplans bzw. dieser Zimmerrate Buchungen am selben Tag annehmen möchten.
Option 2: Erstellen Sie eine separate Zimmerrate ohne Einschränkung durch einen Vorausbuchungszeitraum. So bleiben Sie bei kurzfristigen Buchungen flexibel:
Erstellen Sie ein Duplikat der Zimmerrate.
Lassen Sie das Feld für den Vorausbuchungszeitraum leer.
Verknüpfen Sie diese neue Rate mit Ihren Portalen.
Nutzen Sie diese Rate für Zeiträume, in denen Sie kurzfristige Buchungen annehmen möchten.
Öffnen oder schließen Sie diese Rate bei Bedarf in Ihrem Bestand.
Beispielszenario: Wenn Ihr Vorausbuchungszeitraum auf „1“ festgelegt ist, Sie aber die Verfügbarkeit für heute öffnen möchten, müssen Sie eine separate Zimmerrate ohne Vorausbuchungszeitraum verwenden.