Os hóspedes podem cancelar ou modificar as reservas diretas?
Sim. Os hóspedes podem cancelar ou modificar as suas reservas diretas se:
A reserva estiver fora do período de penalização de cancelamento, durante o qual é permitido cancelá-la ou modificá-la;
A opção Permitir o cancelamento pelo hóspede estiver selecionada tanto nas definições de cancelamento do estabelecimento como nas definições de cancelamento do quarto;
As notificações por e-mail estiverem ativadas em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com os hóspedes. Verifique se os tipos de e-mail que pretende enviar — confirmação da reserva, modificação e cancelamento — estão ativados. Depois de ativar cada tipo de e-mail, terá de personalizar o respetivo modelo.
Que dados da reserva podem os hóspedes alterar?
Nas reservas diretas, os hóspedes podem alterar os seguintes dados, desde que a reserva esteja fora do período de penalização de cancelamento, a opção Permitir o cancelamento pelo hóspede esteja selecionada tanto nas definições de cancelamento do estabelecimento como nas definições de cancelamento do quarto, e o tipo de e-mail Modificação da reserva esteja ativado em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com os hóspedes.
Os dados que podem ser alterados são:
Datas de check-in e check-out: desde que o mesmo quarto esteja disponível;
Número de hóspedes: desde que o quarto tenha capacidade para todas as pessoas;
Dados pessoais: incluindo nome próprio, sobrenome, endereço, endereço de e-mail e número de telefone. Nota: o nome do hóspede principal não pode ser alterado;
Hora prevista de chegada: se aplicável;
Pedidos pessoais: se aplicável;
Quaisquer campos personalizados.
Que dados da reserva não podem os hóspedes alterar?
Os hóspedes não poderão alterar:
Tipos de quarto ou tarifários;
Reservas com vários tipos de quarto;
Reservas com complementos obrigatórios ou opcionais;
Reservas com inclusões do tarifário;
Reservas com tarifas de quarto suspensas ou eliminadas;
Reservas já canceladas;
Reservas com check-in no próprio dia;
Reservas com datas de check-in passadas;
Reservas dentro do período de penalização de cancelamento;
Nome do hóspede principal;
Dados do cartão de crédito;
Códigos promocionais aplicados.
Nota: para ver que alterações foram feitas à reserva, compare o e-mail de confirmação original com o e-mail de modificação, uma vez que o histórico de modificações não é armazenado no sistema.
Como podem os hóspedes cancelar ou modificar a reserva?
Quando esta opção está ativada, os hóspedes veem duas opções nos e-mails de confirmação:
Botão Cancelar a reserva;
Botão Modificar a reserva.
Ao selecionar uma destas opções, é apresentada uma página de confirmação. Se forem aplicáveis penalizações, os hóspedes verão a mensagem: Poderá ser aplicada uma taxa de cancelamento.
Não existe um botão de cancelamento ou de cancelamento da reserva no e-mail de confirmação
Se o e-mail de confirmação do hóspede não incluir um botão de cancelamento, isso significa que o cancelamento pelo hóspede não está totalmente ativado ou que a reserva se encontra dentro do período de penalização de cancelamento. Os botões Cancelar a reserva e Modificar a reserva são apresentados automaticamente no e-mail de confirmação quando o cancelamento pelo hóspede está ativado.
Verifique se:
A opção Permitir o cancelamento pelo hóspede está selecionada tanto nas definições de cancelamento do estabelecimento como nas definições de cancelamento do quarto (Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento);
A reserva está fora do período de penalização de cancelamento. As reservas dentro deste período não apresentam os botões;
Os tipos de e-mail Modificação da reserva e Cancelamento da reserva estão ativados em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com os hóspedes.
O que acontece se o cancelamento pelo hóspede não estiver ativado?
Se a opção Permitir o cancelamento pelo hóspede não estiver selecionada tanto nas definições do estabelecimento como nas definições do quarto:
Os hóspedes não poderão cancelar nem modificar as reservas autonomamente;
Terão de contactar diretamente o estabelecimento para solicitar alterações;
Os botões de cancelamento e modificação não serão apresentados nos e-mails de confirmação.
Onde posso ativar as definições de cancelamento pelo hóspede?
Aceda a Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento.
Nota: as reservas provenientes de canais — como as agências de viagens on-line — não podem ser modificadas na sua plataforma. Para efetuar alterações, terá de iniciar sessão na extranet de cada canal ou contactar a respetiva equipa de assistência. Contacte a equipa de assistência do canal se precisar de ajuda.