Visualizzare una prenotazione
Per cercare e visualizzare una prenotazione:
Accedi alla piattaforma SiteMinder.
Vai alla scheda Prenotazioni.
Usa i filtri per effettuare la ricerca, quindi fai clic su un numero di conferma per aprire i dettagli della prenotazione.
Filtri di ricerca
Puoi usare i filtri per cercare le prenotazioni in base a:
Numero di conferma/ID prenotazione: inserisci il numero di conferma e fai clic su Cerca. Dopo aver inserito un numero di conferma, i campi relativi alle date vengono nascosti;
Intervallo di date: scegli il periodo da cercare;
Tipo di data: data di prenotazione, data di check-in, data di check-out o data di cancellazione;
Cognome dell’ospite;
Canale di prenotazione;
Stato della prenotazione: prenotata/confermata, modificata o cancellata;
Stato di consegna al PMS: in sospeso, consegnata o non riuscita.
Nota: puoi cercare solo le prenotazioni create o per le quali è stato effettuato il check-out negli ultimi 548 giorni. Non è possibile accedere alle prenotazioni precedenti.
Trovare le prenotazioni cancellate
Per trovare tutte le prenotazioni cancellate in un determinato periodo, vai alla scheda Prenotazioni, fai clic sul menu a discesa Tipo di data e seleziona Data di cancellazione. Imposta l’intervallo di date, quindi fai clic su Cerca per visualizzare tutte le prenotazioni cancellate durante quel periodo. Fai clic sul numero di conferma per visualizzare i dettagli della prenotazione cancellata;
Ad esempio, per visualizzare le cancellazioni di oggi, seleziona Data di cancellazione come tipo di data e imposta la data odierna sia come data di inizio sia come data di fine.
Personalizzare le colonne nell’elenco delle prenotazioni
Puoi scegliere quali colonne visualizzare nell’elenco delle prenotazioni e in quale ordine. Il layout viene salvato nel tuo profilo utente, quindi la visualizzazione preferita verrà caricata ogni volta che apri la scheda Prenotazioni. Se gestisci più strutture, lo stesso layout verrà applicato a tutte.
Per gestire le colonne:
Vai alla scheda Prenotazioni.
Fai clic su Gestisci colonne.
Trascina una colonna per modificarne l’ordine.
Fai clic sull’icona a forma di occhio per mostrare o nascondere una colonna.
Note:
Il numero di conferma è sempre la prima colonna. Non puoi spostarlo né nasconderlo;
Consegna tramite connettività e Ultimo invio tramite connettività sono raggruppati in Gestisci colonne. Quando sposti, mostri o nascondi questa riga, entrambe le colonne vengono spostate, mostrate o nascoste nell’elenco delle prenotazioni;
Nascondere una colonna influisce solo su ciò che visualizzi. I dati della prenotazione non vengono eliminati né modificati. La colonna ricompare quando la mostri nuovamente.
💡 Come vengono visualizzate le colonne nell’esportazione CSV: quando scarichi le prenotazioni in formato CSV, l’esportazione rispecchia il layout salvato e mostra le colonne visibili nell’ordine impostato.
Visualizzare i dettagli della prenotazione
Dopo aver trovato la prenotazione desiderata, fai clic sul relativo numero di conferma per aprirla e visualizzare i seguenti dettagli:
Dettagli | Descrizione |
Numero di conferma/ID prenotazione | L’ID generato dal canale e fornito anche all’ospite. Le prenotazioni dirette vengono visualizzate nel formato BBN-BBXXXXXXXXXX. |
Stato della prenotazione | Indica se la prenotazione è prenotata/confermata, modificata o cancellata, oltre alla data e all’ora in cui è stata modificata. |
Riepilogo della prenotazione | Date di check-in e check-out, durata del soggiorno, orario di arrivo previsto e tariffa totale. |
Canale | Il canale di prenotazione utilizzato. Quando applicabile, viene mostrata anche la fonte secondaria (affiliato), ad esempio Hotels.com tramite Expedia o Trip.com tramite Channels Plus. |
Codice struttura sul canale | L’ID della struttura sul canale, indicato anche come ID hotel, ID host, numero dell’ostello, ID struttura ricettiva o codice hotel, se fornito dal canale. |
Dettagli della camera | Tariffa della camera e numero di ospiti. |
ID tipologia di camera e ID piano tariffario | Gli ID del canale relativi alla tipologia di camera e al piano tariffario, se forniti dal canale. |
Dettagli dell’ospite | Dati dell’ospite principale, inclusi nome, indirizzo e dati di contatto, se disponibili. |
Orario di arrivo previsto | Viene mostrato se fornito dall’ospite. |
Note dell’ospite | Note e preferenze aggiunte dall’ospite al momento della prenotazione. |
Riepilogo dei pagamenti | Numero di riferimento del pagamento, importo dell’acconto, saldo residuo e dettaglio totale, inclusi camera, extra e imposte. |
Dettagli del pagamento | Dati della carta di pagamento. |
Cronologia | Sezione in basso a destra della pagina che mostra la data e l’ora in cui la prenotazione è stata effettuata, cancellata o modificata. |
Dettagli della prenotazione: aspetti importanti
Accedere ai dettagli dell’ospite
Devi disporre dell’autorizzazione per accedere ai dettagli dell’ospite;
I dati di contatto e di pagamento dell’ospite non sono inclusi nelle e-mail di conferma, modifica o cancellazione della prenotazione. Sono esclusi, tra gli altri, numeri di telefono, indirizzi e-mail, indirizzi fisici, informazioni aziendali e dati della carta di pagamento;
Per accedere ai dettagli dell’ospite e ai dettagli del pagamento è necessaria l’autenticazione a più fattori (MFA).
Ulteriori dettagli della prenotazione
Se forniti dal canale, possono essere visualizzati anche i seguenti dettagli, disponibili su desktop ma non nell’app mobile:
Prenotato da: la persona che ha effettuato la prenotazione, se diversa dall’ospite;
Altri ospiti: gli ospiti aggiuntivi inclusi nella prenotazione;
Agente di viaggio: l’agenzia che ha effettuato la prenotazione per conto dell’ospite;
Account aziendale: l’azienda a cui è associata la prenotazione.
Dati di contatto dell’ospite mancanti
Se mancano i dati di contatto dell’ospite, la prenotazione potrebbe essere stata effettuata tramite una piattaforma di terze parti che non trasmette tutti i dati di contatto, l’ospite potrebbe non averli forniti oppure potrebbe essersi verificato un problema di consegna. Contatta direttamente il canale per ottenere o correggere i dati. Puoi trovare i recapiti del canale sul relativo sito web o extranet.
Se devi contattare l’ospite ma manca l’indirizzo e-mail, chiedi al canale se nella prenotazione è stato fornito un numero di cellulare. Controlla quindi se nella prenotazione è presente un numero di cellulare che puoi utilizzare per contattare l’ospite tramite SMS o WhatsApp.
Prenotazioni da Channels Plus
Se una prenotazione è stata effettuata tramite Channels Plus, la pagina dei dettagli della prenotazione mostra due campi per identificarla:
Canale: mostra Channels Plus;
Affiliato: mostra il nome del canale di prenotazione, ad esempio Trip.com.
Con Channels Plus puoi accedere ai dettagli della prenotazione direttamente solo dalla piattaforma SiteMinder, non dall’extranet del canale.
Formato delle date nelle prenotazioni
Il formato della data visualizzato nella piattaforma SiteMinder (GG/MM/AAAA o MM/GG/AAAA) dipende dalle impostazioni di data e ora della workstation o del computer.
Stampare i dettagli del pagamento
Non è possibile stampare i dettagli del pagamento, in conformità ai requisiti dello standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS).
Totali delle prenotazioni e tipi di tariffa
L’importo totale mostrato per una prenotazione corrisponde all’importo inviato dal canale. A seconda delle impostazioni del canale, può trattarsi di una tariffa lorda, comprensiva di imposte, oppure di una tariffa netta.
Per modificare la modalità di invio dei totali delle prenotazioni, ad esempio per chiedere al canale di inviare a SiteMinder o al tuo PMS tariffe nette anziché lorde, contatta direttamente il canale e richiedi un aggiornamento delle impostazioni di consegna delle prenotazioni.
Prenotazioni con tariffe non mappate
⚠️ Prenotazioni con tariffe non mappate
Importante: assicurati di mappare tutte le tariffe della camera necessarie sul canale e sul tuo PMS/CRS/RMS per ridurre il rischio di overbooking.
Se una tariffa della camera non è mappata sul canale, nella pagina Prenotazioni vedrai:
Un banner giallo di avviso che indica che la prenotazione proviene da una tariffa del canale non mappata nella piattaforma, ad esempio «Inventario non aggiornato per la prenotazione Booking.com», insieme alle azioni consigliate per risolvere il problema di mappatura;
Tipologia di camera e/o piano tariffario vuoti o sconosciuti, visualizzati come «-».
Se una tariffa della camera non è mappata sul tuo PMS/CRS/RMS, vedrai:
Uno stato di consegna al PMS mancante o incompleto, visualizzato come «-» nella colonna relativa allo stato della connettività nell’elenco delle prenotazioni.
Eseguire un report sui check-in
Per visualizzare i check-in imminenti:
Vai a Prenotazioni > Report sui check-in.
Seleziona l’intervallo di date.
Visualizza i dettagli della prenotazione, inclusi nomi degli ospiti, durata del soggiorno, dettagli della camera e importo totale.
Scaricare un elenco di prenotazioni
Per esportare un elenco di prenotazioni:
Vai alla pagina Prenotazioni.
Cerca le prenotazioni da esportare.
Fai clic sul pulsante Scarica CSV in alto a sinistra della tabella.
Quando richiesto, verifica la tua identità utilizzando il metodo MFA.
Fai clic su Invia.
Nota: per maggiore sicurezza, per scaricare un elenco di prenotazioni è necessaria l’autenticazione a più fattori (MFA).
Posso scaricare una fattura per l’ospite da SiteMinder?
Non puoi scaricare le fatture per gli ospiti dalla piattaforma SiteMinder. Per creare una fattura da inviare agli ospiti, utilizza il tuo PMS o il tuo sistema di fatturazione o contabilità, usando i dettagli della prenotazione disponibili nella pagina Prenotazioni.