Pemesanan sistem distribusi global (GDS) tidak dapat dibatalkan atau diubah di SiteMinder. Hanya agen perjalanan yang membuat pemesanan yang dapat membatalkan pemesanan tersebut. Pembatalan harus dilakukan melalui terminal sistem distribusi global (GDS), seperti Sabre, Amadeus, Galileo, atau Worldspan. Semua permintaan pembatalan dan perubahan harus diajukan langsung kepada agen perjalanan.

Catatan: pemesanan yang mencakup tarif yang tidak dapat dikembalikan tidak dapat dibatalkan oleh agen perjalanan setelah dikonfirmasi.

⚠️ Jika agen perjalanan tidak membatalkan pemesanan dengan benar sebelum tenggat kebijakan pembatalan yang berlaku saat pemesanan dibuat, pemesanan tersebut tetap dikenakan biaya transaksi sistem distribusi global (GDS), baik tamu datang maupun tidak.

Untuk membantu menghindari biaya transaksi dan informasi yang hilang, kami merekomendasikan tiga langkah berikut sebagai praktik terbaik dalam mengelola pemesanan sistem distribusi global (GDS).
​

Selalu periksa detail pemesanan sistem distribusi global (GDS) sebelum tenggat kebijakan Pembatalan dan tanggal kedatangan tamu. Detail yang perlu diperiksa:

Nomor kartu kredit

Anda dapat mengambil informasi kartu kredit di SiteMinder dan sistem manajemen properti Anda, jika terintegrasi.

Di SiteMinder, detail kartu kredit disamarkan untuk kepatuhan PCI. Hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihatnya. Hanya pengguna Admin, atau pengguna Umum dengan izin pembayaran, yang dapat melihat nomor kartu lengkap.

Informasi kartu kredit dikirim ke sistem manajemen properti Anda melalui XML. Informasi ini disamarkan dari visibilitas SiteMinder untuk kepatuhan PCI, tetapi pengguna yang berwenang dapat mengambilnya dari sistem manajemen properti Anda. Tanyakan kepada penyedia sistem manajemen properti Anda apakah ada batasan visibilitas, atau izin pengguna khusus yang diperlukan, untuk melihat detail yang tidak disamarkan.

Detail CVC/CVV

Anda dapat mengambil detail CVV (jika disediakan) di ekstranet sistem distribusi global (GDS) SiteMinder pada Kelola > Pemesanan > Cari Pemesanan > Detail Pemesanan.

Catatan penting tentang detail CVC/CVV:

Detail kontak tamu

Anda dapat memperoleh detail kontak tamu di:

💡 Dalam banyak kasus, agen perjalanan hanya memberikan nama tamu tanpa detail kontak lainnya. Hal ini karena tamu telah menugaskan agen untuk bertindak atas nama mereka. Oleh karena itu, agen perjalanan menjadi titik kontak pertama untuk komunikasi hotel.

Jika ada informasi yang diperlukan belum lengkap, hubungi agen perjalanan terlebih dahulu.

Anda dapat menemukan detail kontak agen perjalanan di:

💡 Anda mungkin melihat nomor IATA, bukan nama agen atau detail kontak, di kolom agen perjalanan. Periksa apakah nomor tersebut adalah nomor IATA yang valid menggunakan tautan verifikasi IATA: https://customer-portal-iata.force.com/iec/ieccacfree

Jika Anda tidak dapat menemukan detail kontak yang valid untuk agen perjalanan, atau agen perjalanan tidak merespons, hubungi tim sistem distribusi global (GDS) SiteMinder.

Ajukan kasus dukungan dengan mengirim e-mail ke tim sistem distribusi global (GDS) regional Anda:

⚠️ Untuk menghindari keterlambatan, konfirmasikan dalam e-mail Anda bahwa Anda sudah menghubungi agen perjalanan. Ajukan masalah tersebut tepat waktu. Tim tidak dapat bertindak jika pemesanan melewati tenggat pembatalan dalam beberapa hari ke depan, atau jika tanggal check-in sudah lewat.

Tim akan mengirimkan notifikasi melalui sistem distribusi global (GDS) terkait untuk meminta agen perjalanan memperbarui pemesanan dengan informasi yang hilang atau membatalkannya. Jika agen tidak membatalkannya, pemesanan tetap akan dikenakan biaya transaksi.

Agar biaya transaksi tidak berlaku, status pemesanan pada sistem distribusi global (GDS) SiteMinder harus ditampilkan sebagai dibatalkan.

⚠️ Hal ini tidak berlaku jika Anda telah mengedit status secara manual di ekstranet sistem distribusi global (GDS) SiteMinder. SiteMinder dapat melihat perubahan manual di log perubahan.

Agensi mengatakan bahwa reservasi telah dibatalkan, tetapi status tidak diperbarui.

Dalam hampir semua kasus, ini berarti pemesanan tidak dibatalkan secara sah di sistem distribusi global (GDS). Hal ini terjadi karena pembatalan dilakukan setelah batas waktu kebijakan pembatalan berakhir.

Anda setuju untuk melepaskan biaya penalti pembatalan

Jika Anda setuju dengan tamu atau agen untuk membebaskan biaya pembatalan untuk pemesanan yang tidak dibatalkan atau diubah secara sah di sistem distribusi global (GDS) tepat waktu, SiteMinder tetap akan menerbitkan invoice biaya transaksi normal kepada properti Anda. Hal ini karena SiteMinder tetap menanggung biaya transaksi dari sistem distribusi global (GDS). Karena itu, kami menyarankan biaya penalti Anda setidaknya mencakup biaya transaksi.