Comment fonctionne le formulaire d'arrivée ?
Fluidifiez l'enregistrement pour vos clients en recueillant en amont leurs informations à l'aide d'un formulaire d'arrivée. Créez un formulaire personnalisé dans Engagement Client, puis contactez les clients avant leur arrivée pour leur demander de procéder à l'enregistrement en ligne. Vous pouvez programmer l'envoi du message au moment qui vous convient le mieux ; la plupart des établissements l'envoient 2 jours avant.
Lorsque les clients cliquent sur le bouton Enregistrement dans le message, ils peuvent notamment :
choisir le nombre de personnes arrivant,
indiquer leurs coordonnées en tant que client principal,
ajouter des informations relatives aux clients supplémentaires,
accepter vos conditions générales,
signer numériquement le formulaire à l'aide de leur souris ou de leur doigt sur leur appareil connecté.
Vos clients peuvent également accéder au formulaire d'arrivée à tout moment sur votre page Conciergerie.
Créer votre formulaire d'arrivée
Pour créer votre formulaire d'arrivée :
Rendez-vous dans Engagement client > Arrivée > Formulaire d'arrivée.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Sélectionnez le type de question à ajouter parmi les options prédéfinies ou personnalisées.
Saisissez le texte de la question dans le champ prévu à cet effet.
Ajoutez les traductions nécessaires pour les langues actives.
Définissez des règles de validation pour la question, si nécessaire.
Cochez Cette question est obligatoire s'il faut impérativement une réponse.
Cliquez sur Enregistrer après avoir configuré chaque question.
Utilisez la fonction glisser-déposer pour organiser les questions dans l'ordre de votre choix.
Une fois que vous avez créé votre formulaire, activez-le en positionnant le bouton Actif sur On.
💡 Remarque : les questions s'affichent dans votre langue par défaut si aucune traduction n'est fournie. Configurez votre langue par défaut dans Paramètres > Général > Langue et région > Langue par défaut.
Créer un message programmé d'arrivée
Pour configurer un message programmé pour votre formulaire d'arrivée :
Allez dans Engagement client > Communication > Messages programmés.
À côté de Avant le séjour, cliquez sur le bouton Créer un e-mail.
Cliquez sur Arrivée.
Créez votre message et définissez les règles d'envoi et la segmentation.
Si nécessaire, ajoutez des traductions personnalisées pour les langues activées.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois le formulaire rempli par les clients
Une fois que les clients ont transmis leurs informations d'enregistrement :
Leur profil est automatiquement mis à jour dans Engagement Client.
Vous recevez toutes les informations voulues pour une arrivée sans complications.
Les clients reçoivent un message de confirmation automatique contenant les informations relatives à leur arrivée.